Vhodni dokumenti
Glavna vira vhodnih dokumentov sta:
- Glavna pisarna, ki prejema fizične (papirne) dokumente. Ti se nato digitalizirajo bodisi s skeniranjem neposredno prek funkcionalnosti mDocs+ ali z uvozom iz elektronske pošte iz namenskih mailov. Možnosti izvedbe digitalizacije fizičnih dokumentov so odvisne od konfiguracije za vašo organizacijo.
- Elektronska pošta uporabnikov, kjer se prejete dokumente enostavno uvozi v modul vhodnih dokumentov z uporabo funkcionalnosti Povleci & Spusti (Drag & Drop).
Takšen pristop omogoča centralizirano in učinkovito obvladovanje vseh vhodnih dokumentov, ne glede na njihov izvor.
Seznam dokumentov
Seznam zadetkov ali seznam dokumentov (hitlista) vhodnih dokumentov prikazuje izpis seznama vseh vhodnih dokumentov in nekaterih njihovih metapodatkov. Več o seznamih dokumentov najdete v poglavju > Seznam dokumentov Uporabnikom omogoča hiter pregled, filtriranje in iskanje po ključnih metapodatkih, kot npr. datum prejema, pošiljatelj, vrsta dokumenta in status obdelave. S pomočjo seznama dokumentov lahko odgovorne osebe učinkovito razporejajo naloge, spremljajo potek obdelave in zagotavljajo, da noben dokument ne ostane neobdelan ali spregledan.
Barve statusov dokumentov
Zapisi se lahko skozi procese nahajajo v različnih statusih. Osnovni pomen ikon:
| Barva | Pomen | Opis |
|---|---|---|
| 🟢 | Zaključeno | Dokument je zaključen |
| 🟠 | V reševanju | Dokument je v postopku obravnave |
| 🔴 | Storniran | Dokument je storniran |
| ⚪️ | Osnutek | Nov zapis z vsemi obveznimi metapodatki |
Privzeta maska vhodnih dokumentov
Privzeti proces vhodnih dokumentov
Namen procesa vhodnega dokumenta je dodeliti dokument osebi, ki mu je namenjen.
Pravice na dokumentu se dedujejo iz zadeve na posameznem dokumentu. Iz zadeve se na dokument prenesejo tudi nekateri podatki ter določi številka dokumenta v zadevi.