Dosjeji

Dosje je dokumentni tip, kjer lahko shranjujete in urejate vse dokumente, povezane z določenim primerom ali nalogo. Omogoča spremljanje vseh pomembnih informacij, dokumentov in aktivnosti na enem mestu. V dosje se lahko povezuje oziroma dodaja druge dosjeje, zadeve in ostale dokumente modula.

Kreiranje novega dosjeja

1. Kliknite gumb "Dodaj".
2. Izpolnite osnovne podatke: naziv dosjeja, opis, subjekt, izberite odgovorno osebo in določite klasifikacijski znak ter rok hrambe.
3. Shranite dosje.

Dosje nima procesa, se pa ob vnosu določi odgovorna oseba, ki je zadolžena za reševanje zadeve. Tako odgovorna oseba kot oseba, ki je ustvarila dosje, imata enake možnosti urejanja dosjeja in izvedbe akcij ("V reševanje", "Storniraj", "Rešeno").

Dodajanje povezanega dosjeja

1. V seznamu izberite želeni dosje, katerega ste ustvarili ali na katerem ste odgovorna oseba.
2. Na dosjeju zberite možnost "Povezani dosjeji".
3. Uporabite akcijo "Uredi".
4. Uporabite akcijo "Dodaj" za dodajanje dosjeja.
5. Izberite ustrezen dosje iz seznama.
6. Potrdite dodajanje dosjeja iz seznama.
7. Shranite dosje.

Dodan povezan dosje se lahko tudi odstrani iz seznama, in sicer pri urejanju dosjeja izberite možnost "Odstrani". Pred tem mora biti izbran želen povezan dosje, ki ga želite odstraniti. Ob potrditvi je povezan dosje takoj odstranjen iz seznama, spremembo pa je potrebno tudi shraniti z izbiro gumba "Shrani".

Dodajanje povezane zadeve

1. V seznamu izberite želeni dosje, katerega ste ustvarili ali na katerem ste odgovorna oseba.
2. Na dosjeju zberite možnost "Povezane zadeve".
3. Uporabite akcijo "Uredi".
4. Uporabite akcijo "Dodaj" za dodajanje zadeve.
5. Izberite ustrezno zadevo iz seznama.
6. Potrdite dodajanje zadeve iz seznama.
7. Shranite dosje.

Dodano povezano zadevo se lahko tudi odstrani iz seznama, in sicer pri urejanju dosjeja izberite možnost "Odstrani". Pred tem mora biti izbrana želena povezana zadeva, ki jo želite odstraniti. Ob potrditvi je povezana zadeva takoj odstranjena iz seznama, spremembo pa je potrebno tudi shraniti z izbiro gumba "Shrani".

Dodajanje povezanega dokumenta

1. V seznamu izberite želeni dosje, katerega ste ustvarili ali na katerem ste odgovorna oseba.
2. Na dosjeju zberite možnost "Povezani dokumenti".
3. Uporabite akcijo "Uredi".
4. Uporabite akcijo "Dodaj" za dodajanje dokumenta.
5. Izberite ustrezen dokument iz seznama.
6. Potrdite dodajanje dokumenta iz seznama.
7. Shranite dosje.

Dodan povezan dokument se lahko tudi odstrani iz seznama, in sicer pri urejanju dosjeja izberite možnost "Odstrani". Pred tem mora biti izbran povezan dokument, ki ga želite odstraniti. Ob potrditvi je povezan dokument takoj odstranjena iz seznama, spremembo pa je potrebno tudi shraniti z izbiro gumba "Shrani".

Možne akcije:

• V reševanje – dodelite dosje odgovorni osebi.
• Rešeno – označite dosje kot zaključen, ko so vse naloge opravljene.
• Storniraj – prekličite dosje, če ni več potreben ali je bil ustvarjen pomotoma.

Dodelitev dosjeja v reševanje

Uporabnik, določen v polju Odgovorna oseba, je zadolžen za reševanje dosjeja. Oseba, ki je ustvarila dosje, pa ima še vedno enako možnosti urejanja in izbire akcij.

Naloga uporabnika, ki odpira dosje, je:

• Definirati klasifikacijski znak z ustreznim rokom hrambe

• Določiti odgovorno osebo (zaposlenega), ki mu bo dodelil dosje v reševanje

• Določiti druge podatke, pomembne za kreiranje dosjeja

V reševanju

Ko je dosje v reševanju, so na voljo dodatne akcije, ki se jih lahko izvaja na dosjeju poleg urejanja:

Akcije:

• "Rešeno" – označi dosje kot rešen oziroma zaključen.
• "Storniraj" – prekliče dosje, če nadaljnja obravnava ni več potrebna oz. glede na delovna navodila vaše organizacije.