Preskoči na vsebino

Modul Gov

Modul GOV omogoča celovito upravljanje z dokumenti, povezanimi z različnimi postopki in zadevami v organizaciji. Uporabnikom omogoča enostavno spremljanje vhodnih, izhodnih in internih dokumentov, njihovo razvrščanje, iskanje ter povezovanje z ustreznimi zadevami. Sistem podpira tudi možnost elektronskega podpisovanja (z uporabo rešitve mSign), avtomatsko generiranje dokumentov na podlagi predlog ter sledenje statusov posameznih dokumentov skozi celoten življenjski cikel.

Poleg osnovnih funkcionalnosti za delo z dokumenti modul vključuje napredne možnosti filtriranja, obveščanja in integracije z drugimi moduli sistema. S tem zagotavlja transparentnost, sledljivost in učinkovitost pri upravljanju z dokumentacijo ter pripomore k večji pravni varnosti in skladnosti poslovanja.

Pregled modula​

Vsebine modula so dostopne v razdelku GOV

overview

filters

Povezave na dokumente​

Znotraj modula GOV se nahajajo razdelki glede na vrsto dokumentov

  • Zadeve
  • Dosjeji
  • Vhodni dokumenti - izviren ali reproduciran zapis, ki ga je družba prejela in je pomemben za njeno poslovanje;
  • Lastni dokumenti - izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in je pomemben za njeno poslovanje ter ga družba ni poslala drugemu naslovniku. Gre za interno uporabo oz. notranjo komunikacijo med organizacijskimi enotami (v nadaljevanju: OE), tj. med projekti, sektorji, službami ipd.
  • Izhodni dokumenti - izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu družbe in ga je družba posredovala drugemu naslovniku;

Številka dokumenta​

Številka je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz številke zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve.

Zadeva​

Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. Zadeve, ki nastanejo pri delu družbe, morajo vselej vsebovati vse dokumente s prilogami, ki se nanašajo na zadevo. Zadeva se hrani v ovoju (mapi), v katerem so dokumenti urejeni in zloženi po kronološkem vrstnem redu (dokumenti iste zadeve se v ovoj vlagajo po datumu prejema ali nastanka).

Klasifikacijski znak​

Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini.

Signirni znak​

Signirni znak je oznaka, s katero dodeljujemo dokumente iz vloge (zadeve) v reševanje, pregledovanje, branje, odobritev ...

Številka zadeve​

Številka zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva nastala.