Lastni dokumenti
Lastni dokumenti so interni dokumenti organizacije, ki nastajajo pri poslovanju družbe in se ne pošiljajo izven organizacije.
Namen internega dokumenta je zagotoviti strukturirano in jasno komunikacijo znotraj organizacije. Tak dokument se uporablja za različne notranje potrebe in ni namenjen zunanji uporabi.
Primeri internih dokumentov vključujejo:
• interni pravilniki,
• zapisniki sestankov,
• poročila,
• navodila za zaposlene,
• interne predstavitve,
• obvestila in dopisi med oddelki.
Seznam dokumentov
Seznam zadetkov ali seznam lastnih dokumentov (hitlista) prikazuje izpis seznama vseh lastnih dokumentov in nekaterih njihovih metapodatkov. Več o seznamih dokumentov najdete v poglavju > Seznam dokumentov Uporabnikom omogoča hiter pregled, filtriranje in iskanje po ključnih metapodatkih, kot npr. datum prejema, pošiljatelj, vrsta dokumenta in status obdelave. S pomočjo seznama dokumentov lahko odgovorne osebe učinkovito razporejajo naloge, spremljajo potek obdelave in zagotavljajo, da noben dokument ne ostane neobdelan ali spregledan.
Barve statusov dokumentov
Zapisi se lahko skozi procese nahajajo v različnih statusih. Osnovi pomen ikon:
| Barva | Pomen | Opis |
|---|---|---|
| 🟢 | Zaključeno | Dokument je zaključen |
| 🟠 | V reševanju | Dokument je v postopku obravnave |
| 🔴 | Storniran | Dokument je storniran |
| ⚪️ | Osnutek | Nov zapis z vsemi obveznimi metapodatki |
Privzeta maska lastnih dokumentov
Privzeti proces lastnih dokumentov
Pravice na dokumentu se dedujejo iz zadeve na posameznem dokumentu. Iz zadeve se na dokument prenesejo tudi nekateri podatki ter določi številka dokumenta v zadevi.