Preskoči na vsebino

Razlaga osnovnih pojmov

Za učinkovito uporabo sistema mDocs+ je ključno razumevanje temeljnih pojmov, ki se uporabljajo znotraj sistema in na področju elektronskega upravljanja dokumentov nasploh. Ta sklop dokumentacije je namenjen pojasnitvi osnovnih izrazov, konceptov in logike delovanja, ki sestavljajo okvir delovanja sistema mDocs+. Namen razlage je uporabnikom omogočiti enotno razumevanje funkcionalnosti in postopkov v sistemu.

Organizacija​

Organizacija v sistemu mDocs+ predstavlja samostojno entiteto, ki deluje znotraj iste sistemske namestitve, vendar ima ločeno podatkovno strukturo, lastne uporabnike, pravice, nastavitve in poslovne procese.
To omogoča, da v enem sistemu deluje več poslovnih subjektov (npr. hčerinske družbe, poslovne enote, samostojni oddelki), ki so med seboj povsem ločeni. Podatki med različnimi organizacijami niso povezani.

Modul​

Modul je osnovni organizacijski element v sistemu, ki omogoča strukturirano razvrščanje dokumentov in zadev. Ima podobno vlogo kot mape v datotečnih sistemih.

Dokument​

Dokument je temeljna enota v sistemu. To je zapis z ali brez vsebine. Zapis dokumenta sestavljajo metapodatki o dokumentu, vsebino pa priponka oz. datoteka dokumenta. Dokument lahko vsebuje več datotek. Metapodatki dokumenta omogočajo iskanje dokumenta, njegovo razvrščanje in uporabo v procesih. Dokument ima lahko več vsebinskih različic ali verzij.

Priponka​

Datoteka, ki je priložena dokumentu, tj. vsebina dokumenta. Priponk je lahko več in so lahko različnih in poljubnih formatov.

Metapodatek​

Metapodatki so podatki o dokumentu, ki opisujejo dokument in njegove lastnosti, metapodatki predstavljajo zapis dokumenta. Namenjeni so iskanju, filtriranju, razvrščanju in nadaljnji uporabi dokumenta v poslovnih procesih.

  • Sistemski metapodatki so samodejno ustvarjeni (npr. čas vnosa, uporabnik, ID, ...).
  • Uporabniški metapodatki so določeni s strani uporabnikov glede na poslovne potrebe (npr. številka računa, naziv pogodbe, datum veljavnosti, ...).

Pravice dostopa​

Vsak dokument ali zadeva ima nabor pravic, ki določajo, kateri uporabniki lahko:

  • dokument vidijo (bralna pravica),
  • ga urejajo (pisna pravica),
  • spreminjajo pravice drugim (skrbniška pravica).

Pravice so določeni na vlogi uporabnika, oddelku ali posamezniku.

Uporabnik​

Vsak posameznik, ki ima dostop do mDocs+ sistema. Uporabniki so lahko deljeni v skupine (npr. oddelek, projektna skupina) in imajo določene vloge ali pravice.

Nadzorna plošča​

Začetna stran po prijavi v mDocs+, kjer uporabnik vidi:

  • zadnje obdelane dokumente,
  • odprte naloge,
  • prilagojene filtre in prikaze
  • opomnike in obvestila.

Več o nadzorni plošči preberite v poglavju Nadzorna plošča.

mSign​

Rešitev za elektronsko podpisovanje, povezana z mDocs+. Omogoča, da dokumente iz mDocs+ pošljete v podpis podpisnikom znotraj ali izven organizacije ter hkrati spremljate status podpisovanja.

Revizijska sled​

Neprekinjen in nezamenljiv zapis aktivnosti nad dokumentom ali zadevo, npr. ogled, spremembe, pošiljanje, podpisovanje, drugo.

Različice priponk​

mDocs+ za priponko dokumenta omogoča shranjevanje zadnje in predhodnih različic. Sprememba ali zamenjava vsebine se zabeleži kot nova različica, kar omogoča pregled zgodovine in morebitno povrnitev na prejšnje stanje.

Oznake in statusi​

Dokumenti in zadeve imajo lahko glede na posamezni modul različen status (osnutek, v podpisovanju, zaključen, idr.) ali oznako.

Rok hrambe​

Določa, kako dolgo mora biti dokument hranjen. Rok hrambe se običajno določi na podlagi klasifikacijskega znaka iz klasifikacijskega načrta.

Klasifikacijski znak​

Oznaka, ki določa vsebinski kontekst dokumenta, skladno s klasifikacijskim načrtom organizacije. Klasifikacijski znak se povezuje z rokom hrambe in pravili arhiviranja.