Preskoči na vsebino

Kreiranje in shranjevanje dokumentov

Dokumentni sistem omogoča enostavno kreiranje novih dokumentov.

Kako ustvariti nov dokument​

Koraki za ročno kreiranje dokumenta:​

  1. V izbranem modulu kliknite gumb »Dodaj«.

  2. Izpolnite obvezna polja (označena z zvezdico), npr.:

    • Naziv dokumenta
    • Datum
    • Zadeva, referenca, subjekt, itd.

  3. Dodajte:

    • vsebino dokumenta(npr. naloženo datoteko),
    • priloge/priponke,
    • komentarje ali opombe.

  4. Kliknite »Shrani«, da dokument zabeležite v sistem.

Možnosti so odvisne od konfiguracij za vašo organizacijo.

Povleci in spusti (Drag & Drop) kreiranje dokumenta:​

  1. Izbira elementa
    Povlecite eno ali več datotek iz računalnika oziroma e-poštnega programa v namensko območje »Povleci in spusti«, ki se nahaja v spodnjem delu navigacijskega menija ali drugega podprtega obrazca.

  2. Določitev vrste dokumenta
    Po spustu elementov vas bo sistem pozval k izbiri vrste dokumenta, kar določa njegovo obdelavo, metapodatkovni obrazec in nadaljnjo uporabo v procesih.

  3. Potrditev in nadaljnja obdelava
    Po izbiri vrste dokumenta kliknite »Potrdi«. Sistem vas preusmeri na obrazec za dodajanje dokumenta, kjer so:

    • vključene vse priponke,
    • predizpolnjena polja (če so podatki prepoznani),
    • omogočene nadaljnje prilagoditve ali obdelava dokumenta.

  4. Dodajte:

    • vsebino dokumenta (npr. naloženo datoteko),
    • priloge/priponke,
    • komentarje ali opombe.

  5. Kliknite »Shrani«, da dokument zabeležite v sistem.

Možnosti so odvisne od konfiguracij za vašo organizacijo.

Nalaganje e-pošte z metodo Povleci in spusti​

Dokumentni sistem omogoča enostavno dodajanje e-poštnih sporočil (in priponk) prek funkcionalnosti »povleci in spusti«, s čimer uporabnik hitreje shrani pomembno poslovno komunikacijo neposredno v dokument ali zadevo.

  1. V Outlooku (ali drugem e-poštnem programu) poiščite želeno e-poštno sporočilo.
  2. Kliknite nanj z levim miškinim gumbom in ga povlecite.
  3. Ne da bi izpustili gumb, prenesite e-pošto na območje Povleci in pusti v mDocs+
  4. Spustite miškin gumb – e-pošta se naloži in prikaže okno:
  6. Izberemo dokumentni tip in označimo elemente, ki jih želimo naložiti v sistem. Nato kliknete Potrdi.

Urejanje in nadaljnji koraki​

Po ustvarjanju dokumenta (ročno ali iz predloge) lahko uporabnik:

  • dokument posreduje v podpis (npr. prek mSign),
  • doda priloge ali komentarje,
  • spremeni metapodatke ,
  • vključi dokument v nadaljnji potek dela (npr. potrjevanje, distribucija).

Možnosti so odvisne od konfiguracij za vašo organizacijo.

Shranjevanje dokumentov​

Shranjevanje dokumenta pomeni, da se dokument z vsemi pripadajočimi podatki (vsebina, metapodatki, priloge, revizijska sled) trajno zapiše v dokumentni sistem ter postane dostopen uporabnikom z ustreznimi pravicami.

Kaj vse se shrani?​

Pri shranjevanju se zabeležijo:

  • vsebina dokumenta,
  • priloge in priponke,
  • metapodatki (tip dokumenta, datum, referenca, zadeva, ...),
  • informacije o avtorju in času vnosa,
  • revizijska sled.

Možnosti so odvisne od konfiguracij za vašo organizacijo.

Statusi dokumenta po shranjevanju​

Dokument po shranjevanju dobi ustrezen status, ki je odvisen od nastavitev in poteka procesa dokumenta, kot na primer:

  • »Osnutek«,
  • »V potrjevanju«,
  • »V podpisovanju«,
  • »Veljaven«,
  • »Storniran«.

Možnosti so odvisne od konfiguracij za vašo organizacijo.