Urejanje dokumentov
Funkcionalnost urejanja dokumentov omogoča uporabnikom spreminjanje vsebine, metapodatkov in povezanih elementov dokumenta, dokler dokument ni zaključen, podpisan ali arhiviran. Uporaba funkcionalnosti je odvisna od nastavitev konfiguracije za vašo organizacijo. Namen te funkcionalnosti je omogočiti ažurno in pravilno vodenje dokumentacije.
Kaj lahko urejate?
Uporabniki z ustreznimi pravicami lahko urejajo:
- Metapodatki dokumenta (npr. naziv, tip dokumenta, datum, referenca, opis, ključne besede, ...)
- Glavna vsebina dokumenta (zamenjava datoteke, urejanje besedila)
- Priloge in priponke (dodajanje, zamenjava ali brisanje priponk)
- Povezave z drugimi elementi (zadeve, stranke, pogodbe)
- Opombe in komentarji (dodajanje dodatnih informacij ali navodil)
Postopek urejanja
- Poiščite dokument, ki ga želite urediti. Če je dokument pri vas v procesu ali je nastavitev dokumenta taka, da omogoča urejanje s strani uporabnikov, ki imajo do njega dostop (Možnosti konfiguracije so odvisne od nastavitev za vašo organizacijo.), potem
- Odprite dokument in kliknite »Uredi«.
- Naredite želene spremembe:
- popravite metapodatke,
- zamenjajte ali naložite novo vsebino,
- dodajte ali odstranite priloge.
- Ko končate, kliknite »Shrani«.
Spremembe bodo zabeležene v revizijski sledi.
Revizijska sled
Sprememba dokumenta se beleži v sistemu in vključuje podatke o:
- času spremembe,
- uporabniku, ki je izvedel spremembo,
- vsebini spremembe.
To zagotavlja sledljivost in pregled nad zgodovino dokumenta. Možnosti konfiguracije so odvisne od nastavitev za vašo organizacijo.
Omejitve urejanja
Urejanje ni mogoče, kadar je dokument:
- že podpisan (npr. preko mSign),
- zaključen ali arhiviran,
- v postopku potrjevanja ali podpisovanja, brez da se ta postopek najprej prekine,
- če so vzpostavljene dodatne nastavitve konfiguracije za vašo organizacijo.