Določanje klasifikacijskih znakov in rokov hrambe na dokumentu
Kaj je klasifikacijski znak?
Klasifikacijski znak (KZ) je oznaka, ki določa, kam dokument sodi v klasifikacijskem načrtu organizacije. Običajno predstavlja poslovno funkcijo ali vrsto zadeve, npr.:
- 010: Kadrovske zadeve
- 020: Pogodbe
- 030: Finančno poslovanje
Znak je običajno vnaprej določen s klasifikacijskim načrtom, ki ga pripravi arhivski referent ali dokumentarist oz. odvisno od zahtev poslovanja posamezne organizacije.
Kaj je rok hrambe?
Rok hrambe določa, kako dolgo je treba dokument hraniti, preden ga je dovoljeno ali potrebno izločiti oz. arhivirati. Roki so na primer:
- 5 let (npr. nekatera dopisovanja),
- 10 let (npr. računovodski dokumenti),
- trajni (npr. pogodbe z dolgoročnimi posledicami).
Rok hrambe je vezan na KZ in določen po pravilniku o pisarniškem poslovanju oz. odvisno od zahtev poslovanja posamezne organizacije.
Kako določiti klasifikacijski znak in rok hrambe na dokumentu?
-
Ob ustvarjanju novega dokumenta na izbranem modulu ali zadeve odprite obrazec za vnos podatkov.
-
Poiščite polje »Klasifikacijski znak«:
- Kliknite ikono iskanja ali seznama.
- Izberite ustrezen znak iz klasifikacijskega načrta.
- Sistem lahko glede na znak samodejno predlaga rok hrambe.
-
Če imate pravico, lahko vpišete ali popravite tudi rok hrambe:
- izberite med možnostmi (npr. »5 let«, »trajni«),
- ali uporabite koledar za določitev datuma začetka hrambe (npr. od prejema, od zaključka zadeve).
-
Kliknite Shrani ali nadaljujte z urejanjem drugih podatkov.
Način vnosa klasifikacijskega znaka in roka hrambe je odvisen od konfiguracije za vašo organizacijo.
Avtomatike in pravice
- Sistem lahko samodejno predlaga klasifikacijski znak glede na izbrano vrsto dokumenta.
- Nekateri uporabniki imajo omejene pravice za spreminjanje KZ in roka hrambe.
- Spremembe teh podatkov se beležijo v revizijski sledi.
Možnosti teh nastavitev so odvisne od konfiguracije za vašo organizacijo.