Potrjevanje dokumentov, dodatno potrjevanje in akcije na dokumentih
Potrjevanje dokumentov
Potrjevanje dokumentov lahko poteka po prednastavljenem procesu ali pa se potrjevalce, prejemnike, deležnike na nekem dokumentu dodaja od hoc v procesu. Z gumbi na vrhu dokumenta je prikazano, katere akcije je možno izvesti v tem koraku s strani uporabnika, ki dokument pregleduje. Nabor akcij je odvisen od procesa dokumenta, so na primer: Potrdi, Zavrni, Uredi (Shrani, Prekliči), Vrni v prejšnji korak, Storniraj, ...
Proces potrjevanja dokumentov, akcij na dokumentu in nabor akcij je odvisen od konfiguracije za vašo organizacijo.
Akcije, ki so uporabniku na voljo na dokumentu, so prikazane v zgornjem delu dokumenta:
Dodajanje komentarjev na dokument
Uporabnik z dostopom do dokumenta lahko na dokument doda komentar in pri tem z uporabo funkcije @ označi drugega uporabnika, na katerega naslovi komentar. Komentar lahko oblikujete ali vanj vključite dodatne priponke. S klikom na Potrdi bo izbrani uporabnik dobil dostop do dokumenta in prejel sistemsko sporočilo.
Označeni uporabnik prejme sistemsko sporočilo znotraj mDocs+:
Vključevanje dodatnih potrjevalcev
Uporabnik lahko v proces nekega dokumenta vključi dodatnega potrjevalca na način, da v komentarju na dokumentu uporabi funkcijo @ in iz seznama izbere uporabnika, t.i. omemba uporabnika. Zraven lahko pripišete navodilo, kaj od njega pričakujete ali drugo. H komentarju lahko pripnete tudi priponke. S klikom na Potrdi dodate komentar, z dodatnim klikom "Ustvari nalogo" pa ustvarite nalogo za izbrane uporabnike in jih s tem vključite kot dodatne potrjevalce. Dodatni potrjevalec nalogo prejme v mapo Naloge, do katere dostopa preko svojega namizja. Dokument ostane v procesu pri glavnem uporabniku, ki na podlagi prejema dodatnih potrditev izvede nadaljnje procesne akcije na dokumentu.
Za vsakega tako dodanega dodatnega potrjevalca lahko spremljate status potrditve.