Modul Vhodna pošta

Modul Vhodna pošta je zasnovan za učinkovito upravljanje prejetih dokumentov v sistemu. Ta modul omogoča enostavno dodajanje, pregledovanje in določanje poteka delovnih procesov za vhodne dokumente.

Dodajanje vhodnih dokumentov

Za dodajanje novega dokumenta v sistem sledite spodnjim korakom:

1. Na glavni strani izberite opcijo Dodaj.
2. Vnesite podatke o dokumentu, izpolnite obvezna polja.
3. Po vnosu podatkov kliknite Shrani, da dodate dokument v sistem, ali Prekliči, če sprememb ne želite shraniti.

Vhodni dokument lahko v sistem vnesete tudi s skeniranjem neposredno preko funkcionalnosti mDocs+ ali z uvozom iz elektronske pošte iz namenskih mailov, ali z elektronsko pošto uporabnikov, kjer se prejete dokumente enostavno uvozi v modul vhodnih dokumentov z uporabo funkcionalnosti Povleci & Spusti (Drag & Drop). Možnosti izvedbe digitalizacije fizičnih dokumentov so odvisne od konfiguracije za vašo organizacijo.

Pregled vhodnih dokumentov

Za pregled dokumentov:

1. Na seznamu dokumentov izberite dokument, ki ga želite pregledati.
2. Dokument odpre na desni za pregledovanje.

Upravljanje vhodnih dokumentov

Za urejanje ali posodabljanje informacij o dokumentu:

1. V pregledu podrobnosti dokumenta kliknite Uredi.
2. Spremenite želene podatke v obrazcu za urejanje, v urejevalnem načinu.
3. Po končanih spremembah kliknite Shrani, da posodobite podatke o dokumentu, ali Prekliči, če sprememb ne želite shraniti.

Seznam dokumentov

Seznam zadetkov ali seznam dokumentov (hitlista) vhodnih dokumentov prikazuje izpis seznama vseh vhodnih dokumentov in nekaterih njihovih metapodatkov. Več o seznamih dokumentov najdete v poglavju > Seznam dokumentov Uporabnikom omogoča hiter pregled, filtriranje in iskanje po ključnih metapodatkih, kot npr. datum prejema, pošiljatelj, vrsta dokumenta in status obdelave.

Barve statusov dokumentov

Zapisi ali dokumenti se lahko skozi procese nahajajo v različnih statusih. Osnovni pomen ikon:

Barva	Pomen	Opis
🟢	Zaključeno	Dokument je zaključen
🟠	V procesu	Dokument je v procesu prejemanja
🔴	Storniran	Dokument je storniran
⚪️	Osnutek	Nov zapis z vsemi obveznimi metapodatki

Privzeta maska vhodnega dokumenta

Privzeti proces vhodnega dokumenta