Modul ISO dokumenti

Modul ISO dokumenti v dokumentnem sistemu mDocs+ je namenjen hrambi in upravljanju z dokumentacijo sistema vodenja kakovosti ali drugo poslovno dokumentacijo, kar vključuje pripravo dokumentov, proces potrjevanja in odobritve, obveščanje (distribucijo), hrambo in upravljanje z različicami dokumentov. Omogoča pripravo ISO dokumenta v vseh fazah (snovanje, sprejemanje z dopolnitvami, končni dokument) na podlagi pripravljenega delovnega gradiva iz procesa priprave in potrjevanja. Modul omogoča verzioniranje, pripravljanje, pregledovanje, potrjevanje in obveščanje o internih aktih ali poslovni dokumentaciji organizacije v prenastavljenem krogotoku. Nudi pregledno podporo pri izgradnji formaliziranih dokumentov in upravljanju z njimi. Omogoča nadzor nad verzijami dokumentov s prikazom veljavne verzije in vpogled v vse predhodne verzije veljavnega dokumenta. Modul ISO dokumenti omogoča tudi, da npr. nek ISO dokument obrazec neposredno uporabite kot predlogo (template), pri čemer je sistemsko zagotovljeno, da je pri uporabi take predloge uporabljena veljavna verzija tega obrazca.

Dodajanje ISO dokumenta

Za dodajanje novega ISO dokumenta v sistem sledite spodnjim korakom:

1. Na glavni strani izberite opcijo Dodaj.
2. Vnesite vse potrebne informacije o ISO dokumentu, izpolnite obvezne podatke.
3. Dodajte priponke v zavihku Delovno gradivo.
4. Po vnosu podatkov kliknite Shrani, da dodate dokument v sistem, ali Prekliči, če sprememb ne želite shraniti.

Pregled ISO dokumentov

Za pregled ISO dokumentov:

1. Na seznamu ISO dokumentov izberite dokument, ki ga želite pregledati.
2. S klikom nanj na seznamu se na desni odpre dokument za pregledovanje.

Upravljanje ISO dokumentov

Za urejanje ali posodabljanje informacij o ISO dokumentu:

1. V pregledu podrobnosti ISO dokumenta kliknite Uredi.

2. Spremenite podatke v obrazcu za urejanje. Možnosti nastavitev so odvisne od konfiguracije za vašo organizacijo.

3. Po končanih spremembah kliknite Shrani, da posodobite podatke o ISO dokumentu, ali Prekliči, če sprememb ne želite shraniti.

Izdaja nove verzije in ukinitev ISO dokumenta

Sistem omogoča, da neposredno iz veljavne verzije ISO dokumenta pričnete s pripravo nove verzije dokumenta z uporabo gumba Nova verzija. Postopek priprave in odobritve nove verzije je enak postopku dodajanja novega dokumenta. Ko je nova verzija odobrena oz. se proces potrjevanja zaključi, jo sistem samodejno označi kot Veljavno. Ko pa nastopi datum začetka uporabe, sistem samodejno status dokumenta posodobi v status V uporabi. Hkrati pa status predhodne verzije samodejno označi kot Ukinjen. ISO dokument lahko ukinite tudi brez izdelave nove verzije, in sicer preko gumba za ukinitev dokumenta, ki dokument označi kot Ukinjen.

Seznanitve zaposlenih z veljavno verzijo ISO dokumenta

Izbrani zaposleni, ki so vključeni v postopek seznanitve, v sistemu s klikom na gumb potrdijo, da so se z dokumentom seznanili, kar se zabeleži na dokumentu.

Seznam dokumentov

Seznam dokumentov (hitlista) ISO dokumentov prikazuje izpis seznama vseh ISO dokumentov in nekaterih njihovih metapodatkov. Več o seznamih dokumentov najdete v poglavju > Seznam dokumentov Uporabnikom omogoča hiter pregled, filtriranje in iskanje po ključnih metapodatkih:

• uporabniki, ki so vključeni v proces posameznega dokumenta, s klikom na modul ISO dokumenti na seznamu dokumentov vidijo dokumente v vseh fazah procesa.
• v navigacijskem meniju modula ISO dokumenti je podmapa modula Veljavni dokumenti, s klikom nanjo se vsem uporabnikom na seznamu dokumentov prikažejo veljavni dokumenti.

Barve statusov dokumentov

Zapisi ali dokumenti se lahko skozi procese nahajajo v različnih statusih. Osnovni pomen ikon:

Barva	Pomen	Opis
🟢	Veljaven	Dokument je zaključen, odobren in v veljavi
🟠	V procesu	Dokument je v procesu potrjevanja
🔴	Storniran	Dokument je storniran
⚪️	Osnutek	Nov zapis z vsemi obveznimi metapodatki

Dodatni status "V uporabi" - Ko nastopi datum začetka uporabe ISO dokumenta, tj. datum uporabe, ki je na ISO dokumentu naveden kot metapodatek. Dodatni status "Ukinjen"

Privzeta maska ISO dokumenta

Privzeti proces ISO dokumenta