Seznam dokumentov

Seznam dokumentov, t.i. hitlista, se nahaja desno od navigacijskega menija, in sicer v osrednjem delu, ko uporabnik klikne na enega izmed modulov (1). Seznam dokumentov ali hitlista (2) so dokumenti na posameznem modulu. Podatki so urejeni v stolpičnem prikazu metapodatkov z možnostjo hkratnega filtriranja in iskanja po metapodatkih v zgornji vrstici. Nastavitev prikaza hitliste je konfigurabilna, privzeto je nastavljena na zahtevano vsebino za vašo organizacijo.

Kje v sistemu, tj. na katerem modulu, se uporabnik v danem trenutku nahaja, je razvidno iz navigacijske sledi, t.i. breadcrumbs (3). Preko navigacijske sledi lahko uporabnik spremeni svoj položaj, ne da bi uporabil navigacijski meni, in se npr. vrne na namizje (s klikom na namizje v navigacijski sledi) ali pa se vrne direktno na hitlisto, potem ko preneha s pregledovanjem nekega dokumenta.

Navigacija po seznamu dokumentov

Ob kliku na dokument (1) se na levi strani dokumenta na hitlisti prikaže modri pašček, ki označuje dokument, za katerega se na desni odpre okno s podrobnostmi dokumenta (2). Uporabnik predogled dokumenta zapre s klikom na križec v levem zgornjem kotu predogledanega dokumenta.

Iskanje po seznamu dokumentov

Uporabnik lahko iskanje izvede na seznamu dokumentov ali hitlisti, kjer so dokumenti prikazani glede na metapodatke, ki so zajeti na posameznem zapisu ali dokumentu, in sicer z vnosom niza ali izbiro iz spustnega seznama, po enem in več metapodatkih, tj. po stolpcih in sortira dokumente glede na različne parametre:

Uporaba shranjenih filtrov

Uporabnik lahko ustvari in shrani filtre za pogosto uporabljene iskalne pogoje. To stori tako, da po izbiri in sortiranju po določenem stolpcu klikne na gumb za filter, vnese naziv filtra in ga shrani. To omogoča hitro spreminjanje med različnimi filtri brez potrebe po ponovnem vnosu iskalnih kriterijev. Uporabnik si lahko za npr. pogosto uporabljeno kombinacijo iskanja shrani več kombinacij iskalnih filtrov, na več stolpcih:

S klikom na ikono Filter se odpre okno za vnos podatkov. Preko te ikone uporabnik upravlja s svojimi osebnimi iskalnimi filtri:

Do aktivnih osebnih filtrov iskanja uporabnik hitro dostopi in jih uporabi z izbiro želenega filtra, v levem zgornjem kotu nad hitlisto:

Prilagoditev seznama dokumentov

Seznam dokumentov ali hitlista je privzeto nastavljena na izhodiščno zahtevano stolpično zaporedje in prikaz metapodatkov. Uporabnik si lahko preko ikone Konfiguracija (1) nastavi prikaz oz. personalizira hitlisto na več načinov.

Dodajanje nove prilagoditve seznama dokumentov

Izvedba postopka konfiguracije:

1. Izberi ikono "Konfiguracija".
2. Odpre se modalno okno za konfiguracijo.
3. V polje Naziv vnesite naziv konfiguracije (denimo "Privzeta konfiguracija").
4. Potrdite izbiro s pritiskom na gumb "Enter" na tipkovnici.
5. V modalnem oknu se odprejo dodatna polja za vnos poleg polja Naziv:
   1. Polje število zapisov na stran (2) omogoča izbiro števila prikazanih zapisov na eni strani (število med 1 in 100).
   2. Polje "Razvrsti po" (3) omogoča izbiro načina razvrščanja (npr. po datumu ustvarjanja, po nazivu, po avtorju itd.) ali brez razvrščanja (privzeto).
   3. Polje "Sortiraj" (4) omogoča izbiro načina sortiranja (naraščajoče ali padajoče).
   4. Možnost izbire konfiguracije kot "Privzeta" (5) omogoča, da je izbrana konfiguracija vedno privzeta ob vsakem obisku modula.
6. V sekciji Vidno in Skrito (6) so na voljo vsa polja, ki so na voljo za prikaz na hitlisti.
   1. V polju Vidno so polja, ki so trenutno prikazana na hitlisti.
   2. V polju Skrito so polja, ki niso prikazana na hitlisti.
7. Spremembe so shranjene avtomatsko, ko uporabnik zapre modalno okno s klikom na križec v desnem zgornjem kotu modalnega okna ali s klikom zunaj modalnega okna.

Uporabnik lahko polja premika med poljema Vidno in Skrito tako, da polje prime (povleci in spusti) in prenese levo (ni prikazano na hitlisti ali Skrito) ali nazaj desno (je prikazano na hitlisti ali Vidno).

Uporabnik lahko nastavi tudi želeno zaporedje (7) prikazovanja stolpcev od leve proti desni na hitlisti, tako da na sekciji Vidno z metodo povleci in spusti premakne posamezno polje in ga umesti na želeno mesto prikaza na hitlisti. Zaporedje na hitlisti od leve proti desni je na seznamu polj od zgoraj navzdol.

Uporabnik si lahko nastavi želeno število prikazanih dokumentov na stran (2), želeni način razvrščanja (3) ali brez njega (privzeto) in sortiranje (4).

Uporaba prilagoditve seznama dokumentov

Uporabnik lahko uporablja prilagoditve seznama dokumentov, ki jih je ustvaril sam. Prilagoditev seznama dokumentov, ki jo je ustvaril uporabnik, je vidna samo njemu.

Do aktivnih prilagoditev seznama dokumentov lahko uporabnik hitro dostopi in jih uporabi z izbiro želene konfiguracije, v levem zgornjem kotu nad hitlisto, poleg shranjenih filtrov:

Ob izbiri prilagoditve seznama dokumentov, se hitlista avtomatsko osveži in prikaže dokumente glede na izbrano prilagoditev. Izbiro se lahko spremeni oziroma povrne na privzeto nastavljeno prilagoditev z izbiro gumba poleg polja konfiguracije.

Prilagoditev seznama dokumentov se lahko uporablja samostojno ali skupaj s shranjenimi filtri iskanja.

Odstranjevanje nove prilagoditve seznama dokumentov

Izvedba odstranitve prilagoditve seznama dokumentov (na hitlisti, kjer je uporabnik ustvaril prilagoditev):

1. Izberi ikono "Konfiguracija".
2. Odpre se modalno okno za konfiguracijo.
3. Klikni na polje Naziv (1) in izberi prilagoditev, ki jo želiš odstraniti.
4. Klikni na ikono koša (2) poleg polja Naziv.

Prilagoditev seznama dokumentov je avtomatsko odstranjena. Sistem samodejno izbere drugo prilagoditev seznama dokumentov, ki je na voljo.

Izvoz seznama dokumentov

S klikom na ikono Izvozi seznam (1) lahko uporabnik izvozi seznam dokumentov ali hitliste, celotne ali aktualne glede na vzpostavljen filter ali več njih. Sporočilo v pojavnem oknu (2) Izvozi seznam uporabnik potrdi z Izvozi za izvedbo (sistem pošlje izvoz uporabniku na njegov email naslov) ali pa izvoz prekliče.

Pregledovanje priponk iz seznama dokumentov

Uporabnik je na seznamu dokumentov in se želi premikati (z miško ali ctrl+puščica gor/dol) po seznamu dokumentov in hkrati gledati priponke dokumentov:

• klik na zapis ali dokument na seznamu dokumentov. Na desni se pokaže zapis.
• klik na zavihek Priponke, klik na priponko.
• s premikanjem po seznamu dokumentov, se bodo priponke (prva na seznamu priponk, če jih je več) prikazovale na desni. Za premikanje po priponkah na enem zapisu, uporabnik uporabi gumbe za levo in desno ali spustni seznam priponk na pregledovalniku priponke.

Pregledovanje priponk na dokumentu

S klikom na dokument, se pokaže dokument s podatki npr. zavihka Vhodni dokumenti. Uporabnik pregleda priponke s klikom na zavihek Priponke. Odpre se seznam priponk. Priponke lahko pregleda v notranjem pogledu znotraj sistema, priponko lahko pogleda tudi v zunanjem pogledu. Za ogled preko zunanjega pogleda uporabnik klikne na »...« ob priponki in izbere »Zunanji pogled«.