Ulazni dokumenti
Glavni izvori ulaznih dokumenata su:
- Glavna pisarnica, koja prima fizičke (papirne) dokumente. Oni se zatim digitaliziraju bilo skeniranjem direktno putem funkcionalnosti mDocs+, bilo uvozom iz e-pošte sa namjenskih mailova. Mogućnosti izvođenja digitalizacije fizičkih dokumenata zavise od konfiguracije za vašu organizaciju.
- Elektronska pošta korisnika, gdje se primljeni dokumenti jednostavno uvoze u modul ulaznih dokumenata upotrebom funkcionalnosti Povuci i pusti (Drag & Drop).
Ovakav pristup omogućava centralizovano i efikasno upravljanje svim ulaznim dokumentima, bez obzira na njihov izvor.
Funkcija Povuci i pusti
Lista dokumenata
Lista pronađenih rezultata ili lista dokumenata (hitlista) ulaznih dokumenata prikazuje ispis liste svih ulaznih dokumenata i nekih njihovih metapodataka. Više o listama dokumenata možete pronaći u poglavlju > Lista dokumenata Korisnicima omogućava brz pregled, filtriranje i pretragu po ključnim metapodacima, kao npr. datum prijema, pošiljalac, vrsta dokumenta i status obrade. Uz pomoć liste dokumenata odgovorne osobe mogu efikasno raspoređivati zadatke, pratiti tok obrade i osigurati da nijedan dokument ne ostane neobrađen ili previđen.
Boje statusa dokumenata
Zapisi se kroz procese mogu nalaziti u različitim statusima. Osnovno značenje ikona:
| Boja | Značenje | Opis |
|---|---|---|
| 🟢 | Zaključeno | Dokument je zaključen |
| 🟠 | U rješavanju | Dokument je u postupku obrade |
| 🔴 | Stornirano | Dokument je storniran |
| ⚪️ | Nacrt | Novi zapis sa svim obaveznim metapodacima |
Podrazumijevana maska ulaznih dokumenata
Podrazumijevani proces ulaznih dokumenata
Svrha procesa ulaznog dokumenta je dodijeliti dokument osobi kojoj je namijenjen.
Prava na dokumentu nasljeđuju se iz predmeta na pojedinačnom dokumentu. Iz predmeta se na dokument prenose i neki podaci te se određuje broj dokumenta u predmetu.