Izlazni dokumenti

Izlazni dokumenti su namijenjeni zvaničnoj pripremi i potvrđivanju dokumenata koje organizacija dostavlja vanjskim primaocima, kao što su klijenti ili partneri. Dokument se u sistemu mDocs+ kreira na osnovu predloška (pogledajte uputstva za kreiranje dokumenta iz predloška i upotrebu MS Office predložaka) ili se uvozi upotrebom funkcionalnosti Povuci i pusti (Drag & Drop).

Funkcija Povuci i pusti

Izlazni dokument je dokument koji organizacija šalje vani, tj. vanjskim primaocima – kao što su klijenti, partneri, dobavljači ili državne institucije. Svrha izlaznog dokumenta:

1. Prenos informacija – obavještavanje vanjskih subjekata o bitnim činjenicama, odlukama ili uslugama.
2. Zvanična komunikacija – osiguravanje formalnog zapisa komunikacije sa vanjskim dionicima.
3. Ispunjavanje zakonskih obaveza – slanje dokumenata, kao što su izvještaji, računi, obrasci i sl.
4. Pokretanje ili odgovor na poslovne procese – kao npr. ponude, narudžbe, odgovori na reklamacije itd.
5. Dokaz o aktivnosti – pisani trag koji dokazuje da je organizacija izvršila neku radnju ili dala informaciju.

Lista dokumenata

Lista dokumenata (hitlista) izlaznih dokumenata prikazuje spisak svih izlaznih dokumenata i nekih njihovih metapodataka. Više o listama dokumenata možete pronaći u poglavlju > Lista dokumenata. Korisnicima omogućava brz pregled, filtriranje i pretragu po ključnim metapodacima, kao npr. datum prijema, pošiljalac, vrsta dokumenta i status obrade. Uz pomoć hitliste odgovorne osobe mogu efikasno raspoređivati zadatke, pratiti tok obrade i osigurati da nijedan dokument ne ostane neobrađen ili previđen.

Boje statusa dokumenata

Zapisi se kroz procese mogu nalaziti u različitim statusima. Osnovno značenje ikona:

Boja	Značenje	Opis
🟢	Zaključeno	Dokument je uspješno zaključen i obrađen.
🟠	U rješavanju	Dokument je trenutno u postupku obrade ili rješavanja.
🔴	Stornirano	Dokument je poništen odnosno storniran i više nije na snazi.
🔵	U postupku otpreme	Dokument je u fazi pripreme za slanje ili je već u postupku otpreme.
🟡	U čekanju na povratnice	Dokument je poslan, čeka se na prijem povratnice ili potvrde o prijemu.
🟣	Sve povratnice primljene	Za dokument su primljene sve zahtijevane povratnice ili potvrde o prijemu.

Podrazumijevana maska izlaznih dokumenata

Podrazumijevani proces izlaznih dokumenata

Prava na dokumentu nasljeđuju se iz predmeta ili se uređuju na pojedinačnom dokumentu, prepisuju se i neki metapodaci i određuje broj dokumenta. Svrha procesa izlaznog dokumenta je dodijeliti dokument osobi kojoj je namijenjen.

Otprema

Otprema izlaznih dokumenata je dio radnog procesa koji omogućava da se pripremljeni dokumenti na odabrani datum i način otpreme primaocima. Riječ je o završnom koraku u postupku obrade dokumenta, kojim se određuje kako i kada će dokument biti poslan iz organizacije, bilo fizički poštom ili elektronski.

U dokumentnom sistemu otprema se izvršava putem kartice "Pošiljka" i akcije "Otpremi" (u slučaju fizičke otpreme) i "Otpremi e-poštu" (u slučaju otpreme elektronskom poštom), koje su namijenjene upravljanju slanjem. Kada korisnik otvori izlazni dokument i odabere mogućnost otpreme, sistem prikazuje osnovne podatke o dokumentu i primaocu. Korisnik zatim određuje način otpreme – to može biti npr. pošta, elektronska pošta, lična dostava, kurirska služba. Bitan dio postupka je i određivanje datuma otpreme. On predstavlja stvarni dan kada će dokument biti poslan, i bilježi se u sistemu kao dio sljedivosti. Time se osigurava tačna evidencija svih izlaznih dokumenata.

Svrha funkcionalnosti otpreme u dokumentnom sistemu nije samo olakšati administrativni rad, već i osigurati sljedivost, tačnost i pravovremenost u slanju bitnih informacija. Odgovarajućom upotrebom funkcije otpreme poboljšava se efikasnost poslovanja i osigurava dosljednost u komunikaciji sa vanjskim i unutrašnjim dionicima.

Određivanje primalaca izlaznog dokumenta

Prilikom određivanja primalaca izlaznog dokumenta ključno je da su odabrani svi relevantni naslovnici koji moraju primiti dokument. U sistemu mDocs+ primaoce možete odrediti na nekoliko načina:

• Odabir iz imenika: Korisnik može odabrati primaoce iz organizacionog imenika ili iz prethodno sačuvanih kontakata. Ovo omogućava brzo i tačno određivanje naslovnika.
• Ručni unos: Ako primalac nije u imeniku, moguće ga je dodati ručno unosom imena, adrese ili e-mail adrese.

Dodavanje više primalaca: Sistem omogućava određivanje više primalaca istovremeno, što je korisno prilikom slanja dokumenata većem broju vanjskih subjekata.

Određivanje vrste slanja: Za svakog primaoca moguće je odrediti da li se radi o slanju npr. e-poštom ili običnom poštom.

Otprema e-poštom

Prilikom otpreme izlaznog dokumenta e-poštom, sistem omogućava da se sadržaj poruke automatski pripremi na osnovu podataka iz kartice Pošiljka. U polje Sadržaj propratnog dopisa korisnik unosi glavnu poruku odnosno tekst koji će biti prikazan u tijelu e-pošte. U polje Opis priloga opciono dodaje objašnjenja ili opise pojedinačnih priloga koji će biti priloženi poruci. Predmet e-pošte se automatski popunjava predmetom dokumenta. Prilozi koji su dodani dokumentu se automatski uključuju u e-poštu, a korisnik po potrebi može dodati ili ukloniti pojedinačne fajlove.

Nakon izvršene otpreme sistem automatski bilježi ključne podatke, kao što su datum i vrijeme slanja, poslana poruka, korisnik koji je izvršio otpremu, te odabrani način slanja. Dokument se zatim označava kao otpremljen, što znači da je uspješno završen u okviru dokumentnog toka.

Otprema fizičkih dokumenata

Za otpremu fizičkih dokumenata namijenjena je upotreba akcije "Otpremi". Akcija nudi sljedeće mogućnosti:

• U stanju otpreme: Ova akcija označava da je dokument u stanju otpreme. Korisna je u fazi kuvertiranja i čekanja na slanje (npr. pošta je kuvertirana i pripremljena za predaju ponuđaču poštanskih usluga).
• U čekanje na povratnice: Ovom akcijom se dokument označava kao poslan i u čekanju na prijem povratnica. Nakon prijema povratnica potrebno je izvršiti i akciju označavanja prijema povratnica. Važno: proces otpreme mora biti završen u koraku u kojem je započet.

Označavanje prijema povratnica

Povratnice je moguće evidentirati na dva načina:

• Automatski uz mScan: Evidentiranje se izvršava upotrebom odgovarajućeg mScan zadatka. Pritom je bitno da je dokument u postupku u koraku koji omogućava izvršenje zadatka korisniku mScan.

• Ručno: Evidentiranje se izvršava ručno klikom na dugme "Povratnice primljene".

Nakon evidentiranja povratnica, za završetak procesa potrebno je izvršiti akciju "Završi", koju po pravilu obavlja korisnik koji je izvršio otpremu dokumenta.

Akcija "Pošalji u pisarnicu"

Akcija "Pošalji u pisarnicu" koristi se u slučajevima kada izlazne dokumente fizički otprema pisarnica odnosno centralna kancelarija organizacije. Kada korisnik odabere ovu mogućnost, dokument se u sistemu označava kao pripremljen za otpremu i predaje u obradu pisarnici. Pisarnica zatim preuzima odgovornost za otpremu dokumenta, bilo poštom, kurirskom službom ili na drugi odgovarajući način.

Postupak otpreme osigurava da je čitav proces otpreme sljediv i centralizovan, jer pisarnica i ostali dionici imaju pregled nad svim dokumentima koje je potrebno poslati i stanjem njihove otpreme. Time se smanjuje mogućnost grešaka, gubitka dokumenata ili neovlaštenog slanja, a istovremeno se osigurava usklađenost sa internim pravilima organizacije.