Preskoči na glavni sadržaj

Kreiranje i čuvanje dokumenata

Dokumentni sistem omogućava jednostavno kreiranje novih dokumenata.

Kako kreirati novi dokument​

Koraci za ručno kreiranje dokumenta:​

  1. U odabranom modulu kliknite dugme „Dodaj”.

  2. Popunite obavezna polja (označena zvjezdicom), npr.:

    • Naziv dokumenta
    • Datum
    • Predmet, referenca, subjekt, itd.

  3. Dodajte:

    • sadržaj dokumenta (npr. učitanu datoteku),
    • priloge/prilozima,
    • komentare ili napomene.

  4. Kliknite „Sačuvaj” kako biste dokument zabilježili u sistemu.

Opcije zavise od konfiguracija za vašu organizaciju.

Kreiranje dokumenta metodom Povuci i pusti (Drag & Drop):​

  1. Odabir elementa
    Prevucite jednu ili više datoteka sa računara odnosno iz e-mail programa u namjensko područje „Povuci i pusti”, koje se nalazi u donjem dijelu navigacionog menija ili drugog podržanog obrasca.

  2. Određivanje vrste dokumenta
    Nakon puštanja elemenata, sistem će vas pozvati da odaberete vrstu dokumenta, čime se određuje njegova obrada, metapodatkovni obrazac i dalja upotreba u procesima.

  3. Potvrda i dalja obrada
    Nakon odabira vrste dokumenta kliknite „Potvrdi”. Sistem vas preusmjerava na obrazac za dodavanje dokumenta, gdje su:

    • uključeni svi prilozi,
    • unaprijed popunjena polja (ako su podaci prepoznati),
    • omogućena dalja prilagođavanja ili obrada dokumenta.

  4. Dodajte:

    • sadržaj dokumenta (npr. učitanu datoteku),
    • priloge/prilozima,
    • komentare ili napomene.

  5. Kliknite „Sačuvaj” kako biste dokument zabilježili u sistemu.

Opcije zavise od konfiguracija za vašu organizaciju.

Učitavanje e-pošte metodom Povuci i pusti​

Dokumentni sistem omogućava jednostavno dodavanje e-poštanskih poruka (i priloga) putem funkcionalnosti „povuci i pusti”, čime korisnik brže sačuva važnu poslovnu komunikaciju direktno u dokument ili predmet.

  1. U Outlooku (ili drugom e-mail programu) pronađite željenu e-poštansku poruku.
  2. Kliknite na nju lijevim tasterom miša i prevucite je.
  3. Bez otpuštanja tastera, prenesite e-poštu na područje Povuci i pusti u mDocs+
  4. Otpustite taster miša – e-pošta se učitava i prikazuje se prozor:
  6. Odaberite vrstu dokumenta i označite elemente koje želite učitati u sistem. Zatim kliknite Potvrdi.

Uređivanje i dalji koraci​

Nakon kreiranja dokumenta (ručno ili iz šablona), korisnik može:

  • proslijediti dokument na potpisivanje (npr. putem mSign-a),
  • dodati priloge ili komentare,
  • promijeniti metapodatke,
  • uključiti dokument u dalji tok rada (npr. odobravanje, distribucija).

Opcije zavise od konfiguracija za vašu organizaciju.

Čuvanje dokumenata​

Čuvanje dokumenta znači da se dokument sa svim pripadajućim podacima (sadržaj, metapodaci, prilozi, revizijski trag) trajno zapisuje u dokumentni sistem i postaje dostupan korisnicima sa odgovarajućim pravima.

Šta se sve čuva?​

Prilikom čuvanja se bilježe:

  • sadržaj dokumenta,
  • prilozi,
  • metapodaci (vrsta dokumenta, datum, referenca, predmet, ...),
  • podaci o autoru i vremenu unosa,
  • revizijski trag.

Opcije zavise od konfiguracija za vašu organizaciju.

Statusi dokumenta nakon čuvanja​

Dokument nakon čuvanja dobija odgovarajući status, koji zavisi od podešavanja i toka procesa dokumenta, kao na primjer:

  • „Nacrt”,
  • „U odobravanju”,
  • „U potpisivanju”,
  • „Važeći”,
  • „Storniran”.

Opcije zavise od konfiguracija za vašu organizaciju.