Preskoči na glavni sadržaj

Određivanje klasifikacijskih znakova i rokova čuvanja na dokumentu

Šta je klasifikacijski znak?​

Klasifikacijski znak (KZ) je oznaka koja određuje gdje dokument pripada u klasifikacijskom planu organizacije. Obično predstavlja poslovnu funkciju ili vrstu predmeta, npr.:

  • 010: Kadrovski predmeti
  • 020: Ugovori
  • 030: Finansijsko poslovanje

Znak je obično unaprijed određen klasifikacijskim planom, koji priprema arhivski referent ili dokumentarista, odnosno u zavisnosti od zahtjeva poslovanja pojedinačne organizacije.

Šta je rok čuvanja?​

Rok čuvanja određuje koliko dugo je potrebno čuvati dokument, prije nego što ga je dozvoljeno ili potrebno izlučiti odnosno arhivirati. Rokovi su na primjer:

  • 5 godina (npr. neka dopisivanja),
  • 10 godina (npr. računovodstveni dokumenti),
  • trajno (npr. ugovori sa dugoročnim posljedicama).

Rok čuvanja je vezan za KZ i određen prema pravilniku o kancelarijskom poslovanju, odnosno u zavisnosti od zahtjeva poslovanja pojedinačne organizacije.

Kako odrediti klasifikacijski znak i rok čuvanja na dokumentu?​

  1. Prilikom kreiranja novog dokumenta na odabranom modulu ili predmeta otvorite obrazac za unos podataka.

  2. Pronađite polje „Klasifikacijski znak”:

    • Kliknite ikonu pretrage ili liste.
    • Odaberite odgovarajući znak iz klasifikacijskog plana.
    • Sistem može, u zavisnosti od znaka, automatski predložiti rok čuvanja.

  3. Ako imate pravo, možete upisati ili ispraviti i rok čuvanja:

    • odaberite među opcijama (npr. „5 godina”, „trajno”),
    • ili koristite kalendar za određivanje datuma početka čuvanja (npr. od prijema, od zaključenja predmeta).

  4. Kliknite Sačuvaj ili nastavite sa uređivanjem drugih podataka.

Način unosa klasifikacijskog znaka i roka čuvanja zavisi od konfiguracije za vašu organizaciju.

Automatizmi i prava​

  • Sistem može automatski predložiti klasifikacijski znak na osnovu odabrane vrste dokumenta.
  • Neki korisnici imaju ograničena prava za mijenjanje KZ i roka čuvanja.
  • Izmjene ovih podataka se bilježe u revizijskom tragu.

Opcije ovih podešavanja zavise od konfiguracije za vašu organizaciju.