Uređivanje dokumenata
Funkcionalnost uređivanja dokumenata omogućava korisnicima mijenjanje sadržaja, metapodataka i povezanih elemenata dokumenta, sve dok dokument nije zaključen, potpisan ili arhiviran. Upotreba funkcionalnosti zavisi od podešavanja konfiguracije za vašu organizaciju. Svrha ove funkcionalnosti je omogućiti ažurno i ispravno vođenje dokumentacije.
Šta možete uređivati?
Korisnici sa odgovarajućim pravima mogu uređivati:
- Metapodatke dokumenta (npr. naziv, vrsta dokumenta, datum, referenca, opis, ključne riječi, ...)
- Glavni sadržaj dokumenta (zamjena datoteke, uređivanje teksta)
- Priloge (dodavanje, zamjena ili brisanje priloga)
- Veze sa drugim elementima (predmeti, klijenti, ugovori)
- Napomene i komentari (dodavanje dodatnih informacija ili uputstava)
Postupak uređivanja
- Pronađite dokument koji želite urediti. Ako je dokument kod vas u procesu ili je podešavanje dokumenta takvo da omogućava uređivanje od strane korisnika koji imaju pristup do njega (opcije konfiguracije zavise od podešavanja za vašu organizaciju), onda
- Otvorite dokument i kliknite „Uredi”.
- Napravite željene izmjene:
- ispravite metapodatke,
- zamijenite ili učitajte novi sadržaj,
- dodajte ili uklonite priloge.
- Kada završite, kliknite „Sačuvaj”.
Izmjene će biti zabilježene u revizijskom tragu.
Revizijski trag
Promjena dokumenta se bilježi u sistemu i uključuje podatke o:
- vremenu izmjene,
- korisniku koji je izvršio izmjenu,
- sadržaju izmjene.
Ovo obezbjeđuje sljedivost i pregled nad historijom dokumenta. Opcije konfiguracije zavise od podešavanja za vašu organizaciju.
Ograničenja uređivanja
Uređivanje nije moguće kada je dokument:
- već potpisan (npr. putem mSign-a),
- zaključen ili arhiviran,
- u postupku odobravanja ili potpisivanja, bez da se taj postupak prvo prekine,
- ako su uspostavljena dodatna podešavanja konfiguracije za vašu organizaciju.