Preskoči na glavni sadržaj

Objašnjenje osnovnih pojmova

Za efikasno korištenje sistema mDocs+ ključno je razumijevanje temeljnih pojmova koji se koriste unutar sistema i u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima uopšte. Ovaj dio dokumentacije namijenjen je pojašnjenju osnovnih izraza, koncepata i logike rada koji čine okvir funkcionisanja sistema mDocs+. Svrha objašnjenja je omogućiti korisnicima jedinstveno razumijevanje funkcionalnosti i postupaka u sistemu.

Organizacija​

Organizacija u sistemu mDocs+ predstavlja samostalan entitet koji djeluje unutar iste sistemske instalacije, ali ima odvojenu strukturu podataka, vlastite korisnike, prava, postavke i poslovne procese.
Ovo omogućava da u jednom sistemu djeluje više poslovnih subjekata (npr. zavisna društva, poslovne jedinice, samostalni odjeli), koji su međusobno potpuno odvojeni. Podaci između različitih organizacija nisu povezani.

Modul​

Modul je osnovni organizacioni element u sistemu koji omogućava strukturirano razvrstavanje dokumenata i predmeta. Ima sličnu ulogu kao fascikle u fajl sistemima.

Dokument​

Dokument je osnovna jedinica u sistemu. To je zapis sa ili bez sadržaja. Zapis dokumenta čine metapodaci o dokumentu, dok sadržaj čini prilog, odnosno fajl dokumenta. Dokument može sadržavati više fajlova. Metapodaci dokumenta omogućavaju pretragu dokumenta, njegovo razvrstavanje i korištenje u procesima. Dokument može imati više sadržajnih verzija.

Prilog​

Fajl koji je priložen dokumentu, tj. sadržaj dokumenta. Priloga može biti više i mogu biti različitih i proizvoljnih formata.

Metapodatak​

Metapodaci su podaci o dokumentu koji opisuju dokument i njegove karakteristike; metapodaci predstavljaju zapis dokumenta. Namijenjeni su pretrazi, filtriranju, razvrstavanju i daljem korištenju dokumenta u poslovnim procesima.

  • Sistemski metapodaci se automatski generišu (npr. vrijeme unosa, korisnik, ID, ...).
  • Korisnički metapodaci se određuju od strane korisnika prema poslovnim potrebama (npr. broj računa, naziv ugovora, datum važenja, ...).

Prava pristupa​

Svaki dokument ili predmet ima skup prava koja određuju koji korisnici mogu:

  • dokument vidjeti (pravo čitanja),
  • ga uređivati (pravo pisanja),
  • mijenjati prava drugima (administratorsko pravo).

Prava se određuju prema ulozi korisnika, odjelu ili pojedincu.

Korisnik​

Svaki pojedinac koji ima pristup sistemu mDocs+. Korisnici mogu biti podijeljeni u grupe (npr. odjel, projektni tim) i imaju određene uloge ili prava.

Kontrolna tabla​

Početna stranica nakon prijave u mDocs+, gdje korisnik vidi:

  • posljednje obrađene dokumente,
  • otvorene zadatke,
  • prilagođene filtere i prikaze
  • podsjetnike i obavještenja.

Više o kontrolnoj tabli pročitajte u poglavlju Kontrolna tabla.

mSign​

Rješenje za elektronsko potpisivanje, povezano sa mDocs+. Omogućava da dokumente iz mDocs+ pošaljete na potpis potpisnicima unutar ili izvan organizacije, uz istovremeno praćenje statusa potpisivanja.

Revizijski trag​

Neprekinut i nepromjenjiv zapis aktivnosti nad dokumentom ili predmetom, npr. pregled, izmjene, slanje, potpisivanje, drugo.

Verzije priloga​

mDocs+ za prilog dokumenta omogućava čuvanje posljednje i prethodnih verzija. Izmjena ili zamjena sadržaja se bilježi kao nova verzija, što omogućava pregled istorije i eventualni povratak na prethodno stanje.

Oznake i statusi​

Dokumenti i predmeti mogu, u zavisnosti od pojedinog modula, imati različit status (nacrt, u potpisivanju, završen, i sl.) ili oznaku.

Rok čuvanja​

Određuje koliko dugo dokument mora biti sačuvan. Rok čuvanja se obično određuje na osnovu klasifikacijskog znaka iz klasifikacijskog plana.

Klasifikacijski znak​

Oznaka koja određuje sadržajni kontekst dokumenta, u skladu sa klasifikacijskim planom organizacije. Klasifikacijski znak je povezan sa rokom čuvanja i pravilima arhiviranja.