Modul ISO dokumenti

Modul ISO dokumenti u dokumentnom sistemu mDocs+ namijenjen je čuvanju i upravljanju dokumentacijom sistema upravljanja kvalitetom ili drugom poslovnom dokumentacijom, što uključuje pripremu dokumenata, proces potvrđivanja i odobravanja, obavještavanje (distribuciju), čuvanje i upravljanje verzijama dokumenata. Omogućava pripremu ISO dokumenta u svim fazama (izrada, usvajanje sa dopunama, konačni dokument) na osnovu pripremljenog radnog materijala iz procesa pripreme i potvrđivanja. Modul omogućava verzionisanje, pripremanje, pregledanje, potvrđivanje i obavještavanje o internim aktima ili poslovnoj dokumentaciji organizacije u unaprijed podešenom kružnom toku. Pruža pregledovu podršku pri izgradnji formalizovanih dokumenata i upravljanju njima. Omogućava nadzor nad verzijama dokumenata prikazom važeće verzije i uvid u sve prethodne verzije važećeg dokumenta. Modul ISO dokumenti omogućava i da npr. neki obrazac ISO dokumenta direktno koristite kao predložak (template), pri čemu je sistemski osigurano da se pri korištenju takvog predloška koristi važeća verzija tog obrasca.

Dodavanje ISO dokumenta

Za dodavanje novog ISO dokumenta u sistem slijedite dolje navedene korake:

1. Na glavnoj stranici odaberite opciju Dodaj.
2. Unesite sve potrebne informacije o ISO dokumentu, popunite obavezna polja.
3. Dodajte priloge u kartici Radni materijal.
4. Nakon unosa podataka kliknite Sačuvaj da dodate dokument u sistem, ili Otkaži ako izmjene ne želite sačuvati.

Pregled ISO dokumenata

Za pregled ISO dokumenata:

1. Na listi ISO dokumenata odaberite dokument koji želite pregledati.
2. Klikom na njega na listi se desno otvara dokument za pregled.

Upravljanje ISO dokumentima

Za uređivanje ili ažuriranje informacija o ISO dokumentu:

1. U pregledu detalja ISO dokumenta kliknite Uredi.

2. Izmijenite podatke u formi za uređivanje. Mogućnosti podešavanja zavise od konfiguracije za vašu organizaciju.

3. Nakon završenih izmjena kliknite Sačuvaj da ažurirate podatke o ISO dokumentu, ili Otkaži ako izmjene ne želite sačuvati.

Izdavanje nove verzije i ukidanje ISO dokumenta

Sistem omogućava da direktno iz važeće verzije ISO dokumenta počnete sa pripremom nove verzije dokumenta koristeći dugme Nova verzija. Postupak pripreme i odobravanja nove verzije je isti kao postupak dodavanja novog dokumenta. Kada je nova verzija odobrena, odnosno kada se proces potvrđivanja završi, sistem je automatski označava kao Važeću. Kada nastupi datum početka korištenja, sistem automatski status dokumenta ažurira u status U upotrebi. Istovremeno se status prethodne verzije automatski označava kao Ukinut. ISO dokument možete ukinuti i bez izrade nove verzije, i to putem dugmeta za ukidanje dokumenta, koje dokument označava kao Ukinut.

Upoznavanje zaposlenih sa važećom verzijom ISO dokumenta

Odabrani zaposleni, koji su uključeni u postupak upoznavanja, u sistemu klikom na dugme potvrđuju da su se upoznali sa dokumentom, što se bilježi na dokumentu.

Lista dokumenata

Lista dokumenata (hitlista) ISO dokumenata prikazuje ispis liste svih ISO dokumenata i nekih njihovih metapodataka. Više o listama dokumenata možete pronaći u poglavlju > Lista dokumenata Korisnicima omogućava brz pregled, filtriranje i pretragu po ključnim metapodacima:

• korisnici koji su uključeni u proces pojedinog dokumenta, klikom na modul ISO dokumenti na listi dokumenata vide dokumente u svim fazama procesa.
• u navigacionom meniju modula ISO dokumenti nalazi se podfolder modula Važeći dokumenti, klikom na njega se svim korisnicima na listi dokumenata prikazuju važeći dokumenti.

Boje statusa dokumenata

Zapisi ili dokumenti se mogu kroz procese nalaziti u različitim statusima. Osnovno značenje ikona:

Boja	Značenje	Opis
🟢	Važeći	Dokument je završen, odobren i na snazi
🟠	U procesu	Dokument je u procesu potvrđivanja
🔴	Storniran	Dokument je storniran
⚪️	Nacrt	Novi zapis sa svim obaveznim metapodacima

Dodatni status "U upotrebi" - Kada nastupi datum početka korištenja ISO dokumenta, tj. datum upotrebe koji je na ISO dokumentu naveden kao metapodatak. Dodatni status "Ukinut"

Podrazumijevana maska ISO dokumenta

Podrazumijevani proces ISO dokumenta