Dosijei

Dosije je tip dokumenta u kojem možete čuvati i uređivati sve dokumente povezane sa određenim slučajem ili zadatkom. Omogućava praćenje svih bitnih informacija, dokumenata i aktivnosti na jednom mjestu. U dosije se mogu povezivati odnosno dodavati drugi dosijei, predmeti i ostali dokumenti modula.

Kreiranje novog dosijea

1. Kliknite dugme "Dodaj".
2. Popunite osnovne podatke: naziv dosijea, opis, subjekt, odaberite odgovornu osobu i odredite klasifikacijski znak te rok čuvanja.
3. Sačuvajte dosije.

Dosije nema proces, ali se prilikom unosa određuje odgovorna osoba koja je zadužena za rješavanje dosijea. I odgovorna osoba i osoba koja je kreirala dosije imaju iste mogućnosti uređivanja dosijea i izvršenja akcija ("U rješavanje", "Storniraj", "Riješeno").

Dodavanje povezanog dosijea

1. U spisku odaberite željeni dosije koji ste kreirali ili na kojem ste odgovorna osoba.
2. Na dosijeu odaberite mogućnost "Povezani dosijei".
3. Koristite akciju "Uredi".
4. Koristite akciju "Dodaj" za dodavanje dosijea.
5. Odaberite odgovarajući dosije iz spiska.
6. Potvrdite dodavanje dosijea iz spiska.
7. Sačuvajte dosije.

Dodani povezani dosije se može i ukloniti iz spiska, i to prilikom uređivanja dosijea odaberite mogućnost "Ukloni". Prije toga mora biti odabran željeni povezani dosije koji želite ukloniti. Nakon potvrde povezani dosije je odmah uklonjen iz spiska, a promjenu je potrebno i sačuvati odabirom dugmeta "Sačuvaj".

Dodavanje povezanog predmeta

1. U spisku odaberite željeni dosije koji ste kreirali ili na kojem ste odgovorna osoba.
2. Na dosijeu odaberite mogućnost "Povezani predmeti".
3. Koristite akciju "Uredi".
4. Koristite akciju "Dodaj" za dodavanje predmeta.
5. Odaberite odgovarajući predmet iz spiska.
6. Potvrdite dodavanje predmeta iz spiska.
7. Sačuvajte dosije.

Dodani povezani predmet se može i ukloniti iz spiska, i to prilikom uređivanja dosijea odaberite mogućnost "Ukloni". Prije toga mora biti odabran željeni povezani predmet koji želite ukloniti. Nakon potvrde povezani predmet je odmah uklonjen iz spiska, a promjenu je potrebno i sačuvati odabirom dugmeta "Sačuvaj".

Dodavanje povezanog dokumenta

1. U spisku odaberite željeni dosije koji ste kreirali ili na kojem ste odgovorna osoba.
2. Na dosijeu odaberite mogućnost "Povezani dokumenti".
3. Koristite akciju "Uredi".
4. Koristite akciju "Dodaj" za dodavanje dokumenta.
5. Odaberite odgovarajući dokument iz spiska.
6. Potvrdite dodavanje dokumenta iz spiska.
7. Sačuvajte dosije.

Dodani povezani dokument se može i ukloniti iz spiska, i to prilikom uređivanja dosijea odaberite mogućnost "Ukloni". Prije toga mora biti odabran povezani dokument koji želite ukloniti. Nakon potvrde povezani dokument je odmah uklonjen iz spiska, a promjenu je potrebno i sačuvati odabirom dugmeta "Sačuvaj".

Moguće akcije:

• U rješavanje – dodijelite dosije odgovornoj osobi.
• Riješeno – označite dosije kao završen, kada su svi zadaci obavljeni.
• Storniraj – poništite dosije, ako više nije potreban ili je kreiran greškom.

Dodjela dosijea u rješavanje

Korisnik naveden u polju Odgovorna osoba zadužen je za rješavanje dosijea. Osoba koja je kreirala dosije i dalje ima iste mogućnosti uređivanja i izbora akcija.

Zadatak korisnika koji otvara dosije je:

• Definisati klasifikacijski znak sa odgovarajućim rokom čuvanja

• Odrediti odgovornu osobu (zaposlenog) kojoj će dodijeliti dosije u rješavanje

• Odrediti druge podatke bitne za kreiranje dosijea

U rješavanju

Kada je dosije u rješavanju, na raspolaganju su dodatne akcije koje se mogu izvršiti na dosijeu pored uređivanja:

Akcije:

• "Riješeno" – označava dosije kao riješen odnosno završen.
• "Storniraj" – poništava dosije, ako dalja obrada nije više potrebna odnosno prema radnim uputstvima vaše organizacije.