Signirni načrt

Signirni načrt je osrednji sistem označevanja in razvrščanja dokumentov na podlagi pripadajoče enote, uporabnika ali funkcije v organizaciji. Namenjen je zagotavljanju sledljivosti, organizacijske jasnosti, določanju heiarhije in poenotenega pristopa pri upravljanju dokumentacije.

V praksi deluje kot hierarhična shema znakov, kjer vsak znak predstavlja organizacijsko enoto ali posameznega uporabnika, ter določa, kdo je odgovoren za prejem in reševanje določenih dokumentov.

Pri izdelavi signirnega načrta je priporočljivo uporabiti hierarhično strukturo:

Glavna oznaka (root) – organizacija kot celota.
Organizacijske enote – oddelki, sektorji, poslovne enote.
Podenote – službe, oddelki znotraj sektorjev.
Posamezniki – uporabniki, ki imajo vlogo v določenem delu procesa.

    01.00.00.00 (Mikrografija)
    ├── 01.01.00.00 (Finančni oddelek)
    │    ├── 01.01.00.01 (Računovodstvo)
    │    └── 01.01.00.02 (Janez Novak)
    ├── 01.02.00.00 (Kadrovska služba)
    │    ├── 01.02.00.01 (Kadri in razvoj)
    │    └── 01.02.00.02 (Ana Kovač)
    └── 01.03.00.00 (Informatika)
        ├── 01.03.00.01 (Sistemska podpora)
        └── 01.03.00.02 (Marko Horvat)

Administracijski modul Signirni načrt omogoča centralizirano upravljanje s signirnimi znaki, ki se uporabljajo za označevanje ali dodeljevanje dokumentov v reševanje. Administratorjem zagotavlja preglednost, doslednost in enostavno upravljanje celotnega sistema za dodeljevanje dokumentov.

Ključne funkcionalnosti:

Dodajanje novega signirnega znaka:
- Za dodajanje novega znaka izberite možnost »Dodaj«.
- Vnesite vse obvezne podatke, upoštevajte zgornja priporočila (Znak, Naziv, Tip - uporabnik ali enota).
- Če gre za uporabnika mu določite pripadajočo enoto
- Če gre za enoto jo ustrezno organizacijsko umestite z nastavljanjem nadrejenega znaka
- Poljubno nastavite veljavnost (datum začetka in po potrebi datum zaključka)

Na signirnem znaku nastavite sledeče parametre:

Znak: vnos oznake klasifikacijskega znaka
Naziv: vnos naziva klasifikacijskega znaka
Veljaven do: nastavitev datuma, do kdaj se znak lahko uporablja (opcijsko)
Tip: nastavitev tipa znaka: Uporabnik ali Enota.
Organizacije: nastavitev se nanaša na multiorganizacijsko okolje. V polju izberete organizacije, za katere se klasifikacijski znak lahko uporablja. Izbira bo tega znaka na dokumentih bo omejena na izbrane organizacije. V primeru, da je polje prazno, znak velja za vse organizacije.
Nadrejeni znak: izberite nadrejeni znak. V primeru tipa znaka "Uporabnik", predstavlja nadrejeni znak organizacijska enota, v katero spada nosilec signirnega znaka. V primeru tipa znaka "Enota", predstavlja nadrejeni znak višje ležečo organizacijsko enoto, v katero je enota umeščena.
Nosilec: izberite iuporabnika, ki je nosilec signirnega znaka.
Privzeti signirni znak: v primeru, da je en uporabnik nosilec več signirnih znakov ta nastavitev določa, kateri je primarni signirni znak uporabnika. Privzeti signirni znak se uporabi v korakih procesa.

Nekateri parametri so vezani samo na signirne znake tipa "Enota":

Signirni znaki z dostopom do vseh dokumentov enote: privzeto so v tem polju nastavljeni rezervirani signirni znaki iz sekcije "Nastavitve organizacijskih vlog" (Vodja enote, Namestnik vodje, Tajništvo enote). S klikom na gumb Uredi lahko za signirni znak enote spremenite to nastavitev (umaknete privzeto nastavljene signirne znake ali dodate dodatne). Ta parameter določa seznam signirnih znakov, ki bodo v korakih BPMN procesov, kjer je dokument dodeljen v reševanje enoti, imeli dostop do zapisa ter možnost izvršbe koraka BPMN procesa.
Vodja enote: nastavite signirni znak uporabnika, ki je vodja enote.
Namestnik vodje: predstavlja vlogo stalnega namestnika vodje enote. Nastavite signirni znak uporabnika, ki je nosilec vloge stalnega namestnika vodje enote.
Tajništvo enote: nastavite signirni znak uporabnika, ki predstavlja tajništvo enote (opcijsko).
Ustvari povezane naloge za vodjo in namestnika vodje: v primeru, da je ta opcija izbrana, bodo dokumenti, ki so v korakih BPMN procesa dodeljeni vodji enote, hkrati dodeljeni tudi stalnemu namestniku in obratno. En ali drugi lahko izvrši korak BPMN procesa.
Urejanje obstoječih signirnih znakov
- Poiščite znak, ki ga želite spremeniti.
- Kliknite »Uredi« in spremenite ustrezne podatke.
- Potrdite spremembe z »Shrani«.
- Sistem beleži zgodovino sprememb za sledljivost.
Brisanje ali onemogočanje signirnih znakov
- Možnost »Izbriši« je dovoljena za izbiro samo v primeru, da znak še ni bil uporabljen oziroma nima povezanih zapisov.
- Če je, izberite možnost "Onemogoči" in znaka ne bo mogoče več izbirati iz seznama signirnih znakov na dokumentih
Pregledovanje signirnih znakov
- Uporabite filtre in iskalno polje za hitro iskanje določenega znaka.
- Z akcijo je možen izvoz seznama znakov v Excel ali CSV za dodatnih pregledov oziroma vizualizacij

Presigniranje

Administratorji imajo omogočeno presigniranje na signirnem načrtu, tako na tipu enota kot uporabnik. V administraciji je privzeto omogočeno presigniranje za module GOV, glede na konfiguracijo okolje pa je možno tudi za ostale modulih/dokumentnih tipih, z izbiro na polju "Dokumentni tip".

Pri presigniranju v administraciji uporabnik določi:

Spremembo pravic dostopa trenutnega signirnega znaka (bodisi enota ali uporabnik) (možnosti: Odstrani vse dostope, Ohrani vse dostope)
Sprememba pravic za nosilca signirnega znaka (nosilec, kadar se gre za signirni znak tipa uporabnik ali signirni znaki z dostopom do vseh dokumentov enote kadar gre za signirni znak tipa enote) (možnosti: Odstrani dostop, Ohrani dostop)
Nov signirni znak (lahko se izbere le enak tip kot je ta, na katerem se izvaja presigniranje – vkolikor gre za tip “enota”, se lahko izbere signirni znak nove enote, vkolikor gre za tip “uporabnik”, se lahko izbere le signirni znak uporabnika)
Izbira Dokumentnih tipov za presigniranje (zadeva, vhodni dokument, lastni dokument, izhodni dokument itd.)
Opcijsko:
- izbira obveščanja uporabnika po e-pošti (obveščanje za vsako novo nalogo prevzeto od prejšnjega signirnega znaka)
- komentar (le-ta je viden pod akcijami na Delovnem toku zadeve)

Pri presigniranju se sledeča polja posodobijo z novim signirnim znakom (odvisno od izbire pri presigniranju):

odgovorna oseba (polje)
organizacijska enota (polje)
dovoljenja (zavihek Dovoljenja)
potrjevalci (sekcija Potrjevanje): potrjevalci se spremenijo samo za še neizvršene korake procesa

S presigniranjem se spremenijo tudi naloge v delovnem toku. Presignirajo se koraki procesa, ki še niso izvedeni. Trenutno že odprte naloge se ne presignirajo. Polja, potrjevalci in dovoljenja se spremenijo tako na zadevi kot na njenih dokumentih.

Za ureditev pravic trenutne odgovorne osebe so na voljo sledeče možnosti:

sprememba pravic dostopa odgovorne osebe: sprememba vpliva na dodajanje/odstranitev signirnega znaka obstoječe odgovorne osebe v zavihku Dovoljenja. Na voljo so sledeče možnosti:
- Odstrani vse dostope: trenutni signirni znak bo izgubil dostop do zadeve in vseh dokumentov v zadevi (na uporabniškem vmesniku bo odstranjen iz sekcije Signirni znaki na zadevi in vseh dokumentih v zadevi).
- Ohrani vse dostope: trenutni signirni znak bo ohranil dostop do zadeve in dokumentov v zadevi (na uporabniškem vmesniku bo ostal naveden v sekciji Signirni znaki na zadevi in vseh dokumentih v zadevi).
- Ohrani dostop do dokumentov: trenutni signirni znak bo odstranjen iz dostopov do zadeve, na dokumentih v zadevi pa bo ohranil dostop (na uporabniškem vmesniku bo odstranjen iz sekcije Signirni znaki na zadevi, na vseh dokumentih v zadevi pa bo ostal naveden).
sprememba pravic dostopa nosilca signirnega znaka (uporabniško ime nosilca): sprememba vpliva na dodajanje/odstranitev uporabniškega imena nosilca obstoječega signirnega znaka v zavihku Dovoljenja. Na voljo so sledeče možnosti:
- Odstrani dostop: uporabniško ime nosilca trenutnega signirnega znaka bo izgubilo dostop do zadeve in vseh dokumentov v zadevi (na uporabniškem vmesniku bo odstranjeno iz sekcije Uporabniki na zavihku Dovoljenja za zadevo)
- Ohrani dostop: uporabniško ime nosilca trenutnega signirnega znaka bo ohranilo dostop do zadeve in vseh dokumentov v zadevi (na uporabniškem vmesniku bo ostalo navedeno v sekciji Uporabniki na zavihku Dovoljenja).

Po izvedbi akcije presigniranja izvajalec presigniranja preko e-pošte prejme poročilo o izvedbi presigniranja.

Presigniranje​

Presigniranje