Klasifikacija
Klasifikacija omogoča strukturirano organizacijo dokumentov s pomočjo klasifikacijskega načrta. Administratorji lahko dodajajo, urejajo ali brišejo klasifikacijski načrt.
Klasifikacijski načrt
Omogočaja razvrščanje dokumentov po določenih kriterijih (znak, naziv, organizacija, rok hrambe ipd.).
- Dodajanje: Vnos novega klasifikacijskega znaka s klikom na »Dodaj«, izpolnitev podatkov in potrditev z »Shrani«.
- Urejanje: Sprememba obstoječih podatkov z možnostjo shranjevanja sprememb.
Na klasifikacijskem znaku nastavite sledeče parametre:
- Znak: vnos oznake klasifikacijskega znaka
- Naziv: vnos naziva klasifikacijskega znaka
- Nadrejeni klasifikacijski znak: izbira nadrejenega klasifikacijskega znaka
- Veljavno od: možnost nastavitve datuma, od katerega je znak dovoljen za uporabo
- Veljavno do: možnost nastavitve datuma, po katerem znak ni več dovoljen za uporabo
- Organizacije: nastavitev se nanaša na multiorganizacijsko okolje. V polju izberete organizacije, za katere se klasifikacijski znak lahko uporablja. Izbira bo tega znaka na dokumentih bo omejena na izbrane organizacije. V primeru, da je polje prazno, znak velja za vse organizacije.
- Rok hrambe: nastavitev rokov hrambe, ki veljajo za znak.
- Vsebina: opis vsebine znaka
- Opombe: dodatne opombe
Uporabniki lahko klasifikacijski načrt sortirajo in filtrirajo po stolpcih za hitrejše iskanje.
Za uspešno dodajanje klasifikacijskih znakov je treba predhodno dodati ustrezne roke hrambe v šifrant rokov hrambe.
Politike zadrževanja
Modul omogoča urejanja šifranta politike zadrževanja dokumentov v e-hrambi. S politiko zadrževanja se določi način, ki opredeljuje, kaj se zgodi z dokumenti po izteku roka hrambe.
Možne vrednosti so:
- Vrednost 1: Trajno Dokumenti se hranijo neomejeno, tudi po izteku roka hrambe. Primerno za arhivsko pomembno gradivo ali dokumente s trajno vrednostjo.
- Vrednost 2: V odbiranje ali izločanje Po izteku roka hrambe dokumenti preidejo v fazo pregleda, kjer se odloča o njihovi nadaljnji hrambi (odbiranje) ali odstranitvi (izločanje). Omogoča nadzorovano odločanje pred dokončno odstranitvijo.
- Vrednost 3: Avtomatsko uničenje Dokumenti se po izteku roka hrambe samodejno izbrišejo iz sistema. Primerno za dokumente brez dolgoročne vrednosti ali kadar zakonodaja zahteva njihovo uničenje.
- Vrednost 4: Avtomatski izvoz in uničenje Po preteku roka hrambe se dokumenti najprej samodejno izvozijo (npr. za arhiviranje zunaj sistema), nato pa se odstranijo iz sistema. Omogoča ohranitev evidence brez dodatnega bremena za sistem.
Stopnje tajnosti
Modul omogoča določitev stopnje tajnosti za vsak klasifikacijski ali dokumentni zapis, kar zagotavlja ustrezno zaščito informacij glede na njihovo občutljivost in dostopnost. Po privzetem so na voljo naslednje stopnje tajnosti:
- Interno: Dokument je namenjen zgolj za interno uporabo znotraj organizacije. Do njega imajo dostop vsi zaposleni, razen če ni določeno drugače.
- Omejen dostop: Dostop do dokumenta imajo le določene osebe ali skupine znotraj organizacije. Uporablja se za informacije, ki niso javno dostopne in zahtevajo določeno raven pooblastila.
- Strogo omejen dostop: Dokument vsebuje zelo občutljive podatke. Dostop je strogo omejen na vnaprej določene osebe z ustrezno varnostno odobritvijo ali funkcijo.
- Tajno: Dokument je izredno občutljiv in varovan skladno z najvišjimi varnostnimi standardi. Dostop je močno omejen, praviloma na ozek krog pooblaščenih oseb. Uporablja se za strateške, varnostne ali zaupne vsebine.