Plan potpisivanja

Plan potpisivanja je centralni sistem označavanja i razvrstavanja dokumenata na osnovu pripadajuće jedinice, korisnika ili funkcije u organizaciji. Namijenjen je osiguravanju sljedivosti, organizacione jasnoće, određivanju hijerarhije i jedinstvenog pristupa u upravljanju dokumentacijom.

U praksi funkcioniše kao hijerarhijska šema znakova, gdje svaki znak predstavlja organizacionu jedinicu ili pojedinačnog korisnika, te određuje ko je odgovoran za prijem i rješavanje određenih dokumenata.

Prilikom izrade plana potpisivanja preporučljivo je koristiti hijerarhijsku strukturu:

Glavna oznaka (root) – organizacija kao cjelina.
Organizacione jedinice – odjeljenja, sektori, poslovne jedinice.
Podjedinice – službe, odjeljenja unutar sektora.
Pojedinci – korisnici koji imaju ulogu u određenom dijelu procesa.

    01.00.00.00 (Mikrografija)
    ├── 01.01.00.00 (Finančni oddelek)
    │    ├── 01.01.00.01 (Računovodstvo)
    │    └── 01.01.00.02 (Janez Novak)
    ├── 01.02.00.00 (Kadrovska služba)
    │    ├── 01.02.00.01 (Kadri in razvoj)
    │    └── 01.02.00.02 (Ana Kovač)
    └── 01.03.00.00 (Informatika)
        ├── 01.03.00.01 (Sistemska podpora)
        └── 01.03.00.02 (Marko Horvat)

Administracijski modul Plan potpisivanja omogućava centralizovano upravljanje potpisnim znakovima koji se koriste za označavanje ili dodjeljivanje dokumenata u rješavanje. Administratorima pruža preglednost, dosljednost i jednostavno upravljanje cjelokupnim sistemom za dodjeljivanje dokumenata.

Ključne funkcionalnosti:

Dodavanje novog potpisnog znaka:
- Za dodavanje novog znaka izaberite opciju "Dodaj".
- Unesite sve obavezne podatke, uzimajući u obzir gornje preporuke (Znak, Naziv, Tip - korisnik ili jedinica).
- Ako je riječ o korisniku, dodijelite mu pripadajuću jedinicu.
- Ako je riječ o jedinici, odgovarajuće je organizaciono smjestite podešavanjem nadređenog znaka.
- Po želji podesite važenje (datum početka i, po potrebi, datum završetka).

Na potpisnom znaku podesite sljedeće parametre:

Znak: unos oznake klasifikacijskog znaka
Naziv: unos naziva klasifikacijskog znaka
Važi do: podešavanje datuma do kada se znak može koristiti (opciono)
Tip: podešavanje tipa znaka: Korisnik ili Jedinica.
Organizacije: postavka se odnosi na multiorganizaciono okruženje. U polju birate organizacije za koje se klasifikacijski znak može koristiti. Izbor ovog znaka na dokumentima bit će ograničen na izabrane organizacije. Ukoliko je polje prazno, znak važi za sve organizacije.
Nadređeni znak: izaberite nadređeni znak. U slučaju tipa znaka "Korisnik", nadređeni znak predstavlja organizacionu jedinicu kojoj pripada nosilac potpisnog znaka. U slučaju tipa znaka "Jedinica", nadređeni znak predstavlja višu organizacionu jedinicu u koju je jedinica smještena.
Nosilac: izaberite korisnika koji je nosilac potpisnog znaka.
Podrazumijevani potpisni znak: u slučaju kada je jedan korisnik nosilac više potpisnih znakova, ova postavka određuje koji je primarni potpisni znak korisnika. Podrazumijevani potpisni znak se koristi u koracima procesa.

Neki parametri su vezani samo za potpisne znakove tipa "Jedinica":

Potpisni znakovi s pristupom svim dokumentima jedinice: podrazumijevano su u ovom polju podešeni rezervisani potpisni znakovi iz sekcije "Postavke organizacionih uloga" (Rukovodilac jedinice, Stalni zamjenik rukovodioca, Sekretarijat jedinice). Klikom na dugme Uredi možete za potpisni znak jedinice promijeniti ovu postavku (ukloniti podrazumijevano podešene potpisne znakove ili dodati dodatne). Ovaj parametar određuje spisak potpisnih znakova koji će u koracima BPMN procesa, gdje je dokument dodijeljen u rješavanje jedinici, imati pristup zapisu te mogućnost izvršenja koraka BPMN procesa.
Rukovodilac jedinice: podesite potpisni znak korisnika koji je rukovodilac jedinice.
Stalni zamjenik rukovodioca: predstavlja ulogu stalnog zamjenika rukovodioca jedinice. Podesite potpisni znak korisnika koji je nosilac uloge stalnog zamjenika rukovodioca jedinice.
Sekretarijat jedinice: podesite potpisni znak korisnika koji predstavlja sekretarijat jedinice (opciono).
Kreiraj povezane zadatke za rukovodioca i zamjenika rukovodioca: ukoliko je ova opcija izabrana, dokumenti koji su u koracima BPMN procesa dodijeljeni rukovodiocu jedinice bit će istovremeno dodijeljeni i stalnom zamjeniku, i obratno. Jedan ili drugi mogu izvršiti korak BPMN procesa.
Uređivanje postojećih potpisnih znakova
- Pronađite znak koji želite promijeniti.
- Kliknite "Uredi" i promijenite odgovarajuće podatke.
- Potvrdite izmjene sa "Sačuvaj".
- Sistem bilježi historiju izmjena radi sljedivosti.
Brisanje ili onemogućavanje potpisnih znakova
- Opcija "Izbriši" je dozvoljena za izbor samo u slučaju da znak još nije korišten, odnosno nema povezanih zapisa.
- Ako ima, izaberite opciju "Onemogući" i znak više neće biti moguće birati sa spiska potpisnih znakova na dokumentima.
Pregledanje potpisnih znakova
- Koristite filtere i polje za pretragu radi brzog pronalaženja određenog znaka.
- Akcijom je moguć izvoz spiska znakova u Excel ili CSV za dodatne preglede, odnosno vizualizacije.

Prepotpisivanje

Administratori imaju omogućeno prepotpisivanje na planu potpisivanja, kako za tip jedinica tako i za tip korisnik. U administraciji je podrazumijevano omogućeno prepotpisivanje za module GOV, a zavisno od konfiguracije okruženja, moguće je i za ostale module/tipove dokumenata, izborom na polju "Tip dokumenta".

Prilikom prepotpisivanja u administraciji korisnik određuje:

Promjenu prava pristupa trenutnog potpisnog znaka (bilo jedinica ili korisnik) (mogućnosti: Ukloni sve pristupe, Zadrži sve pristupe)
Promjenu prava za nosioca potpisnog znaka (nosilac, kada je riječ o potpisnom znaku tipa korisnik, ili potpisni znakovi s pristupom svim dokumentima jedinice, kada je riječ o potpisnom znaku tipa jedinica) (mogućnosti: Ukloni pristup, Zadrži pristup)
Novi potpisni znak (može se izabrati samo isti tip kao onaj na kojem se izvodi prepotpisivanje – ukoliko je riječ o tipu "jedinica", može se izabrati potpisni znak nove jedinice, ukoliko je riječ o tipu "korisnik", može se izabrati samo potpisni znak korisnika)
Izbor tipova dokumenata za prepotpisivanje (predmet, ulazni dokument, interni dokument, izlazni dokument itd.)
Opciono:
- izbor obavještavanja korisnika e-poštom (obavještavanje za svaki novi zadatak preuzet od prethodnog potpisnog znaka)
- komentar (vidljiv pod akcijama na Radnom toku predmeta)

Prilikom prepotpisivanja sljedeća polja se ažuriraju novim potpisnim znakom (zavisno od izbora pri prepotpisivanju):

odgovorna osoba (polje)
organizaciona jedinica (polje)
dozvole (kartica Dozvole)
potvrđivači (sekcija Potvrđivanje): potvrđivači se mijenjaju samo za još neizvršene korake procesa

Prepotpisivanjem se mijenjaju i zadaci u radnom toku. Prepotpisuju se koraci procesa koji još nisu izvedeni. Trenutno već otvoreni zadaci se ne prepotpisuju. Polja, potvrđivači i dozvole mijenjaju se i na predmetu i na njegovim dokumentima.

Za uređivanje prava trenutne odgovorne osobe na raspolaganju su sljedeće mogućnosti:

promjena prava pristupa odgovorne osobe: promjena utiče na dodavanje/uklanjanje potpisnog znaka postojeće odgovorne osobe u kartici Dozvole. Na raspolaganju su sljedeće mogućnosti:
- Ukloni sve pristupe: trenutni potpisni znak izgubiće pristup predmetu i svim dokumentima u predmetu (na korisničkom interfejsu bit će uklonjen iz sekcije Potpisni znakovi na predmetu i svim dokumentima u predmetu).
- Zadrži sve pristupe: trenutni potpisni znak zadržaće pristup predmetu i dokumentima u predmetu (na korisničkom interfejsu ostaće naveden u sekciji Potpisni znakovi na predmetu i svim dokumentima u predmetu).
- Zadrži pristup dokumentima: trenutni potpisni znak bit će uklonjen iz pristupa predmetu, a na dokumentima u predmetu zadržaće pristup (na korisničkom interfejsu bit će uklonjen iz sekcije Potpisni znakovi na predmetu, dok će na svim dokumentima u predmetu ostati naveden).
promjena prava pristupa nosioca potpisnog znaka (korisničko ime nosioca): promjena utiče na dodavanje/uklanjanje korisničkog imena nosioca postojećeg potpisnog znaka u kartici Dozvole. Na raspolaganju su sljedeće mogućnosti:
- Ukloni pristup: korisničko ime nosioca trenutnog potpisnog znaka izgubiće pristup predmetu i svim dokumentima u predmetu (na korisničkom interfejsu bit će uklonjeno iz sekcije Korisnici na kartici Dozvole za predmet)
- Zadrži pristup: korisničko ime nosioca trenutnog potpisnog znaka zadržaće pristup predmetu i svim dokumentima u predmetu (na korisničkom interfejsu ostaće navedeno u sekciji Korisnici na kartici Dozvole).

Nakon izvršenja akcije prepotpisivanja, izvršilac prepotpisivanja e-poštom dobija izvještaj o izvršenju prepotpisivanja.

Prepotpisivanje​

Prepotpisivanje