Preskoči na glavni sadržaj

MS Office šabloni

Administracijski modul za upravljanje šablonima u dokumentnom sistemu omogućava korisnicima centralizovano i efikasno upravljanje šablonima za različite vrste dokumenata. Korisnici mogu brzo dodavati, uređivati ili uklanjati šablone, što značajno ubrzava pripremu standardizovanih dokumenata i osigurava dosljednost.

Templates

Dodavanje novih šablona​

Modul omogućava kreiranje šablona. Korisnici mogu odrediti naziv, izabrati tip dokumenta i učitati datoteku koja će služiti kao šablon.

  • Postupak: U modulu za upravljanje šablonima izaberite opciju "Dodaj". Add_templates U režimu uređivanja dokumenta, na kartici "*.DOCX šablon", unesite naziv šablona i izaberite odgovarajući tip dokumenta (model), odnosno modul, u kojem želite pristupati šablonu. add_templates_2 U kartici "Prilozi" učitajte datoteku koja će biti korištena kao šablon. add_templates_3

Dodavanje, odnosno kreiranje šablona, potvrdite klikom na dugme "Sačuvaj".

Uređivanje postojećih šablona​

Modul omogućava ažuriranje podataka i zamjenu datoteka kod postojećih šablona.

  • Postupak:
    1. U spisku šablona izaberite željeni šablon i kliknite na opciju "Uredi".
    2. Po potrebi ažurirajte naziv, tip dokumenta ili zamijenite priloženu datoteku.
    3. Izmjene potvrdite klikom na dugme "Sačuvaj".

Deaktiviranje ili brisanje šablona​

Ako šablon još nije korišten, možete ga trajno izbrisati tako što ćete u spisku šablona izabrati šablon za brisanje i opciju "Izbriši" te potvrditi svoj izbor. Ako je šablon već korišten u dokumentima, možete ga deaktivirati. U tom slučaju, u spisku šablona na izabranom šablonu izaberite opciju "Deaktiviraj", čime sprečavate dalju upotrebu šablona, dok postojeći dokumenti nastali iz tog šablona ostaju nepromijenjeni. Šablone koji su već korišteni prilikom kreiranja dokumenata nije moguće izbrisati iz dokumentnog sistema, jer su povezani s postojećim dokumentima koji se zasnivaju na tim šablonima. Brisanje takvih šablona moglo bi izazvati gubitak sljedivosti, otežati reviziju i onemogućiti ispravan prikaz ili ponovno generisanje historijskih dokumenata. Očuvanje korištenih šablona osigurava cjelovitost arhive.

Spisak tehničkih naziva varijabli​

Najčešća tehnička imena varijabli prikupljena su na posebnom spisku, koji možete pronaći na slici ispod. Ovaj spisak vam omogućava brz uvid u dostupne ključeve koje možete koristiti prilikom pripreme šablona.

list_of_variable_names

Umetanje varijabli u .docx dokument​

Prilikom pripreme dokumenata, kao što su ugovori ili izvještaji, možete dinamički umetati vrijednosti iz svoje baze metapodataka direktno u dokument. To radite koristeći posebne oznake za varijable, koje dokument automatski zamjenjuje stvarnim vrijednostima.

Primjer:

insert_variable

Za umetanje vrijednosti varijabli u dokument koristite oznake tehničkih naziva varijabli u obliku ${naziv_varijable}. Na primjer, zapis ${subject} će u dokumentu automatski biti zamijenjen vrijednošću koja je u vašim metapodacima povezana sa podatkom Subjekt.

Ako varijabla sadrži vezu ka drugom entitetu, možete pristupiti specifičnim atributima tog entiteta koristeći sintaksu s tačkom, na primjer ${createdBy.username}. Oznaka će u tom slučaju u dokument (prilog) umetnuti korisničko ime osobe koja je kreirala dokument. Za varijable koje sadrže datume, možete odrediti format datuma dodavanjem [d-M-Y] odmah nakon naziva varijable. Na primjer, ${created_at[d-M-Y]} će datum formatirati u obliku d-m-l. Ako za datumsku varijablu prilikom pripreme šablona ne odredite poseban format, vrijednost datuma će se u dokumentu prikazati onako kako je zapisana u metapodatku (podrazumijevani format zapisa datuma). Ako želite da se verzija dokumenta ispiše u obliku s decimalom (npr. "1.0" umjesto samo "1"), koristite oznaku s dodatkom za niz: ${version[string:]}.

Oblikovanje ispisa datuma​

Korištenjem određenog niza znakova i razdvajača možete po mjeri oblikovati format ispisa datuma:

  • [d.M.Y]: ispis datuma u obliku 12.2.2026
  • [d-M-Y]: ispis datuma u obliku 12-2-2026
  • [d/M/Y]: ispis datuma u obliku 12/2/2026

Legenda oznaka:

  • d = dan u mjesecu (npr. 12)
  • D = dan u godini
  • M = mjesec (npr. 2)
  • Y = godina (npr. 2026)
  • m = minuta (ako se koristi prilikom ispisa vremena)