Pošiljanje e-pošte iz dokumentnega sistema
Dokumentni sistem omogoča neposredno pošiljanje elektronske pošte (e-mailov) iz uporabniškega vmesnika, kar omogoča hitrejše, varnejše in sledljivo komuniciranje znotraj in zunaj organizacije. Uporabniki lahko iz sistema pošiljajo posamezne dokumente, pakete dokumentov ali pa preprosto obvestila, pri čemer se celotna komunikacija beleži in arhivira.
Kdaj uporabiti pošiljanje pošte iz sistema?
- Za posredovanje dokumentov sodelavcem, strankam ali partnerjem.
- Za uradno pošiljanje izhodne pošte, kjer je pomembna sledljivost.
- Ko želite pošiljanje povezati z določeno zadevo ali procesom (npr. podpisovanje, odobritve).
Možnost pošiljanja e-pošte iz dokumentnega sistema uporabljajte skladno z navodili vaše organizacije.
Kako pošljem dokument po e-pošti?
-
Odprite dokument ali zadevo, ki jo želite poslati.
-
Kliknite možnost »Pošlji«, »Pošlji po e-pošti« ali ikono kuverte.
-
Izpolnite polja:
- Za (To): vnesite e-naslov ali izberite iz imenika,
- Zadeva (Subject): vpišite naslov e-pošte (lahko se samodejno predlaga glede na dokument),
- Sporočilo (Body): napišite vsebino sporočila.
-
Označite, kaj želite priložiti:
- Izbrano priponko (ne glede na format datoteke),
- Vse priponke,
-
Kliknite Pošlji.
Kaj se zgodi po pošiljanju?
- Sistem dokumentira pošiljanje v revizijsko sled.
- Možnost, da se kopija poslane e-pošte shrani k dokumentu, je odvisna od zahtev in konfiguracij za vašo organizacijo.
- Prejemnik prejme sporočilo z izbranimi prilogami.
- Če e-pošto pošiljate uporabniku znotraj vaše organizacije, je možnost (glede na konfiguracijo za vašo organizacijo) nastavitev, da ta uporabnik prejme le povezavo do dokumenta, ne pa vsebine.