Preskoči na glavni sadržaj

Slanje e-pošte iz dokumentnog sistema

Dokumentni sistem omogućava direktno slanje elektronske pošte (e-mailova) iz korisničkog interfejsa, što omogućava brže, sigurnije i sljedivo komuniciranje unutar i izvan organizacije. Korisnici mogu iz sistema slati pojedinačne dokumente, pakete dokumenata ili jednostavno obavještenja, pri čemu se cjelokupna komunikacija bilježi i arhivira.

Kada koristiti slanje pošte iz sistema?​

  • Za prosljeđivanje dokumenata saradnicima, klijentima ili partnerima.
  • Za zvanično slanje izlazne pošte, gdje je važna sljedivost.
  • Kada želite slanje povezati sa određenim predmetom ili procesom (npr. potpisivanje, odobrenja).

Mogućnost slanja e-pošte iz dokumentnog sistema koristite u skladu sa uputstvima vaše organizacije.

Kako da pošaljem dokument putem e-pošte?​

  1. Otvorite dokument ili predmet koji želite poslati.

  2. Kliknite na opciju »Pošalji«, »Pošalji putem e-pošte« ili na ikonu koverte.

  3. Popunite polja:

    • Za (To): unesite e-adresu ili odaberite iz imenika,
      • Savjet: u polje možete istovremeno zalijepiti više e-adresa (Copy/Paste). Sistem će prepoznati adrese i razdvojiti ih ako su međusobno odvojene zarezom ( , ), tačka-zarezom ( ; ) ili tabulatorom (Tab)
    • Predmet (Subject): upišite naslov e-pošte (može se automatski predložiti u zavisnosti od dokumenta),
    • Poruka (Body): napišite sadržaj poruke.

  4. Označite šta želite priložiti:

    • Odabrani prilog (bez obzira na format fajla),
    • Sve priloge,

  5. Kliknite Pošalji.

Šta se dešava nakon slanja?​

  • Sistem dokumentuje slanje u revizijskom tragu.
  • Mogućnost da se kopija poslane e-pošte sačuva uz dokument zavisi od zahtjeva i konfiguracije za vašu organizaciju.
  • Primalac prima poruku sa odabranim prilozima.
  • Ako e-poštu šaljete korisniku unutar vaše organizacije, postoji mogućnost (u zavisnosti od konfiguracije za vašu organizaciju) podešavanja da taj korisnik primi samo vezu do dokumenta, a ne i sadržaj.